Thuiswerkvergoeding & lessen voor HR

Gepubliceerd: 04 oktober 2022 | door Brightmine

Tussen de kledingkasten in haar slaapkamer verschijnt HR-directeur Janine Vos in beeld. Ze werkt vanuit huis, net als zo’n driekwart van de 27 duizend medewerkers van de Rabobank. Bijna al haar afspraken heeft ze via Teams. ’Mijn man is beneden aan het werk en ik zit hier goed. Boven rent minder snel een kind door het beeld.’

Janine Vos is verantwoordelijk voor een HR-afdeling die grotendeels zelfsturend werkt. De zogenoemde ‘People Strategy’ bestaat uit vier teams: Employee Experience (o.a. werving en doorstroming), Wellbeing (fysiek, mentaal en sociaal), Employability (o.a. opleiding en leiderschap) en Cooperative Culture (o.a. diversiteit en inclusie).

Zolang de overheid aandringt op zo veel mogelijk thuiswerken, wil de Rabobank dat ook stimuleren. Op kantoor werken alleen de mensen die IT en betaalsystemen onderhouden, face-to-face contact met klanten hebben of door nijpende situaties (tijdelijk) niet thuis kunnen werken. Janine Vos: ‘We krijgen meer vragen over terugkeer naar kantoor, maar we kunnen de 1,5 meter afstand niet in al onze vestigingen waarborgen. Daarom blijft thuiswerken naar verwachting tot de zomer van 2021 de norm, tenzij er eerder een vaccin komt.’

Arbo-eisen

De Rabobank was een van de eerste grote bedrijven die al aan het begin van de lockdown een thuiswerkvergoeding instelde. Medewerkers konden 250 euro per maand besteden aan kantoormeubilair of beeldscherm voor hun werkplek thuis. Daar stond tegenover dat de reiskostenvergoeding werd geschrapt. Vanaf oktober kunnen medewerkers voor 750 euro kiezen uit een aantal geselecteerde kantoorartikelen die voldoen aan de arbo-eisen.

‘Uit onze tweewekelijkse corona-enquête bleek dat de fysieke klachten toenamen. Thuiswerkers kregen meer last van hun nek of schouders. Met een leverancier hebben we een verantwoord pakket samengesteld waaruit mensen ook wat te kiezen hebben. Een bureaustoel moet wel passen in het interieur. De leverancier levert de kantoormeubelen thuis af.’

Zijn de medewerkers tevreden met deze regeling?

‘Uit onze peiling blijkt dat 65 procent er blij mee is. Er zijn nog wel vragen, bijvoorbeeld of een laptophouder ook onder de regeling valt. Helaas kan dat niet. Wij hebben met de leverancier afspraken gemaakt voor kantoormeubelen die onder de arbo-vrijstelling vallen.

‘We zijn in gesprek met de Belastingdienst over een versnelde versoepeling van de Werkkostenregeling in coronatijd. Het zou goed zijn om het percentage met bijvoorbeeld 1 procent te verhogen. Ik hoop dat meer HR-collega’s hiervoor pleiten bij de Belastingdienst. Voor wie een thuiswerkvergoeding wil aanbieden, is een verruiming van de Werkkostenregeling belangrijk.’

Ook interessant: de thuiswerkvergoeding is voor het eerst in een cao opgenomen. Lees het hier!

Krijgen flexwerkers ook een thuiswerkvergoeding?

‘Nee, de regeling is bedoeld voor mensen met een vast Rabobank-contract. We zijn wel aan het overleggen met de partijen die de werkgevers van tijdelijke krachten zijn. Voor deze groep voelen we ook een verantwoordelijkheid. Het is wel ingewikkeld om iets te regelen, omdat er veel verschillende vormen van flexwerk zijn.’

Wordt de thuiswerkvergoeding onderdeel van het nieuwe werken?

‘De vergoeding die we aanbieden is mooi, maar we moeten nadenken over een vorm die ook op de langere termijn snel, simpel en efficiënt is. Misschien moeten we de vergoeding in de toekomst wel in het loon opnemen. Dit is nog een pril idee van mij. We hebben het nog niet met de vakbonden besproken. In de cao-onderhandelingen hebben we het wel al gehad over het opnemen van thuiswerk-faciliteiten in de arbeidsovereenkomst.’

Donkere dagen

Petra van de Goorbergh, directeur van brancheorganisatie Oval, zei eerder in XpertHR dat het thuiswerkbeleid hét herfstthema is van HR. Daar is Janine Vos het deels mee eens. ‘Volgens mij wordt ‘welzijn’ het HR-thema. Hoe gaat het met onze medewerkers en hoe houden ze het vol? Thuiswerken voelt anders in de lente en de zomer dan in de donkere dagen. Voor ons is het thuiswerkbeleid dus onderdeel van een groter geheel.’

‘Van onze medewerkers zegt 70 procent dat het goed met hen gaat. Hoe zorgen we dat dat zo blijft? En hoe kunnen we de 30 procent die thuiswerken lastig vindt zo goed mogelijk ondersteunen? Een bureaustoel is belangrijk. Maar het gaat ook om genoeg beweging, goede voeding, sociale contacten, waardering en betrokkenheid.’

Welke rol heeft HR hierin?

‘Op deze gebieden hebben wij de expertise. We hielden begin april een presentatie voor leidinggevenden over de vraag hoe ze ook op afstand goed contact kunnen houden met hun teams. Daar logden ruim achthonderd managers op in. Voor de coronacrisis was dat aantal nooit zo hoog geweest.’

‘Wellbeing’ was altijd een wat soft thema, maar door corona zijn we geconfronteerd met onszelf en onze omgeving. We zien onszelf regelmatig in beeld en zijn vaker alleen, dus ontkomen we niet aan zelfreflectie. Zijn we bijvoorbeeld gelukkig met het werk dat we doen?

Hoe zou je die vraag zelf beantwoorden?

‘Ik ben blij dat ik als HR-directeur kan bijdragen aan een betere invulling van ons werk. Het is een deel van onze identiteit, sociale contacten, het gevoel ertoe te doen. Ik vind het mooi dat ik impact kan hebben op de toekomst van ons werk. Bijvoorbeeld door mee te denken over de werkplek van de toekomst. Met een team kijken we al verder dan de crisis.’

Verder heeft corona me gebracht dat ik mijn kinderen meer zie. ’s Avonds kan ik mee-eten, ik krijg veel meer van mijn pubers mee. Het is zelfs zo dat ik af en toe denk: ‘Wil ik dit wel weten?’