Zo werkt AFAS: een piepkleine HR-afdeling met focus op strategie

Gepubliceerd: 21 maart 2023 | door Brightmine

Het is niet de eerste keer dat Britt Breure, HR-directeur van AFAS, geïnterviewd wordt. AFAS heeft een opvallende bedrijfscultuur, waarin de HR-directeur maandelijks het podium bestijgt van het Cultuurcafé. Met een bedrijfskantine die wordt gerund door een heuse chef-kok. Op HR-gebied is AFAS, met één medewerker op personeelszaken, een buitenbeentje. Voor een groot bedrijf met bijna 700 medewerkers is dat een unicum. Alle rompslomp rond HR-processen is weggeautomatiseerd. Nu is AFAS een bedrijf dat HRM-software maakt. Dat scheelt. ‘Zelf zijn we de een van de grootste gebruikers van ons eigen product’, zegt Breure. Of het nou gaat om sollicitaties, verzuim, verlof of onboarding: aan administratieve HR-processen komt geen menselijke handeling meer te pas. In hoeverre verandert het vak van HR daardoor?

Welke rol heeft HR in de bedrijfscultuur van AFAS?

‘Toen ik begon in deze rol, heb ik de medewerkers van AFAS gevraagd naar onze kernwaarden. Daar kwamen deze vier uit: familie, gek, vertrouwen en doen. Die kernwaarden moet je tot leven zien te brengen. Vertrouwen bijvoorbeeld kwam destijds heel sterk naar voren als iets dat onze medewerkers belangrijk vinden. Daarmee zijn we aan de slag gegaan. We hadden destijds een handboek dat 16 duizend woorden telde, waar van alles in stond dat niet mocht. Dat staat haaks op vertrouwen. We hebben toen dat hele handboek geschrapt en vervangen door één regel: werk met gezond verstand in het belang van AFAS. Er lopen zoveel mensen rond met goede ideeën. Zolang ze werken met de juiste intenties brengt het ons verder. Daarna zijn we verdergegaan. We hebben bij veel processen de accordering door de manager eruit gehaald.’

Zijn veel traditionele HR-taken verschoven naar ‘de lijn’?

‘Ja. We leggen veel verantwoordelijkheid bij medewerkers en managers. De werknemerselectie bijvoorbeeld lag vroeger bij HR. Nu doet de afdeling alles zelf. Iemand in dienst melden is een kwestie van vijf klikken. Daarna rolt er automatisch een arbeidsovereenkomst uit en er wordt een proces opgestart om de laptop klaar te maken. Mensen die we aannemen zie ik pas op de eerste werkdag.’

Ook de beoordelingsgesprekken gebeuren buiten het gezichtsveld van HR, vervolgt Breure. ‘De voortgangs- en doelstellingengesprekken doen managers en medewerker zelf. De medewerker is daarbij in de lead, die legt zijn doelstellingen zelf vast. Bij opleidingen is de rol van HR al net zo marginaal. Voor functiegerichte opleidingen is er een afdelingsbudget. Daarnaast is er een medewerkersbudget van € 1000, geheel vrij door medewerkers te besteden.’

Taken naar afdelingen verschuiven en daarin managers verantwoordelijk maken, dat kan alleen als de processen aan de achterkant op orde zijn, benadrukt Breure. ‘Het kan niet zo zijn dat ik geen administratie meer heb en de managers vervolgens daarmee opzadel. Je moet het ze zo makkelijk mogelijk maken. Anders krijg je heel ontevreden managers.’

Wat zijn dan nog de taken voor HR?

‘Ik houd me bezig met strategie, langere-termijnprojecten en communicatie. Bij werving bijvoorbeeld concentreer ik me op ons marketingbudget. Waaraan geven we dat uit? Hoe loopt het? Komen er genoeg sollicitanten en wat is de trend? Bij verlof bijvoorbeeld plannen medewerkers zelf hun verlofdagen in. Iemand krijgt automatisch een seintje als hij in juli nog meer dan 20 verlofdagen heeft staan. Als een maand later nog niets staat gepland, krijgt diens manager een seintje. De rol van HR is één keer goed nadenken over wat je wil en waarom. Vervolgens zorg je dat het geautomatiseerd wordt en laat je de medewerker in de lead. Neem de ouderschapsverlofregeling. Als daarin iets verandert, pak ik dat als HR op. Samen met de OR, die heet bij ons Raad van Inspiratie, en eventueel met een werkgroep, bedenken we hoe de regeling binnen AFAS eruit kom te zien. We presenteren de regeling in het Cultuurcafé en publiceren we hem op het internet. Tegelijkertijd zorgen de appliciatebeheerders dat het geautomatiseerd wordt.

Het klinkt al jaren dat HR zich ontwikkelt van faciliterend naar strategisch, zie jij dat gebeuren?

‘Het is wel waar we als HR naartoe moeten bewegen. Dat HR meer bezig kan zijn met de doelstellingen van de organisatie en medewerkers gelukkig maken. Maar in de praktijk gaat er toch nog veel aandacht naar administratieve rompslomp. Ik zie vakgenoten vaak nog druk met lijstjes uitdraaien voor het management, controles doen, sollicitaties doorvoeren. Daarvan denk ik, het is én niet het leukste werk én het levert het minste op voor de organisatie waar je werkt. Want het draagt niet bij aan die leuke werkgever zijn en goed zijn voor je medewerkers. HR is het mooiste vak in de wereld, maar het verschilt enorm bij welk bedrijf je het mag doen.’

‘Overigens vind ik niet dat we als HR uitsluitend strategisch bezig moeten zijn’, vervolgt ze. ‘Het leuke aan mijn vak is dat ik 50% van mijn tijd in gesprek ben met collega’s. Ik sta met m’n poten in de klei om te snappen wat er speelt op het werk en bij de collega’s speelt. Die andere 50% zit ik bij de directie aan tafel en ben ik bezig met wat ik zie te vertalen naar maatregelen die de organisatie verder brengen.’

Kun je een voorbeeld geven van hoe HR strategisch bezig is?

‘Neem het onderwerp verzuim. Bij ons is de verzuimregistratie is geautomatiseerd en het begeleiden van langdurig verzuim is een taak van de managers. Ik constateerde bij psychisch verzuim een probleem: medewerkers met psychische klachten moeten soms maanden wachten op hulp uit het reguliere GZ-circuit. Dan moet je andere dingen bedenken om in de lead te komen als HR. Daar ligt dan een mooie kans. De focus hebben we verlegd van verslaglegging en administratie naar: wat heeft de medewerker nodig? Ik heb een netwerk van hulpverlenende partijen buiten de reguliere zorg om opgezet. Die heten AFAS-vitamientjes: een psycholoog, sportcoach, communicatietrainer, loopbaanbegeleider. De bedrijfsarts maakt daar deel van uit, kent de partijen en verwijst zo nodig door. Het zijn korte lijnen die je snel in gang kunt zetten.’

Is outsourcing van HR, of delen daarvan, een goed idee?

‘Nee, ik geloof daar niet zo in. Een servicedesk uitbesteden? Die keuze zou ik nooit maken, maar ook omdat ik dat vanuit AFAS totaal niet gewend ben. Als je er als medewerker niet uitkomt, wil je toch altijd een collega kunnen bereiken als je bijvoorbeeld iets wil vragen over een loonsverhoging. Outsourcing van personeelsadministratie vind ik een slecht idee, ook al omdat je de data beter in huis kunt houden. De data geven HR inzicht en richting.’

Er ontstaan nieuwe rollen op het vlak van DEI, privacy, analytics en hybride werken, hoe zie jij dat?

‘Ik zie dat soort nieuwe functies inderdaad ontstaan. Van sommige onderwerpen als inclusie en diversiteit kan ik me voorstellen dat vooral grotere organisaties daar een aparte functie van maken. Zelf doen we dat anders. Wij kiezen ervoor om enthousiaste medewerkers het onderwerp als een extra taak erbij te laten doen. Op die manier wordt het breder gedragen in die organisatie. Van andere rollen snap ik weer minder. Een chief hybrid work officer? Een mobility officer? Wat zouden die moeten doen?’

Voor welke uitdaging staat HR?

‘De bedrijfscultuur vasthouden. In mijn hoofd zijn we nog altijd die kleine start-up. Toen ik begon bij AFAS, meer dan tien jaar geleden, waren er 240 medewerkers, inmiddels zijn dat er 700. Het kost ons als directie bijvoorbeeld meer tijd om iedereen te leren kennen. Toch gaat de cultuur vasthouden ons nog steeds goed af. Blijkbaar is die dusdanig sterk verankerd in alles wat we doen dat nieuwe mensen daar makkelijk in meegaan. Managers hebben daar een heel belangrijke rol in.’

Hier lees je nog meer artikelen in het thema ‘HR-strategie’.