Werknemers controleren gebeurt steeds meer – dit zijn de regels

Gepubliceerd: 16 februari 2023 | door Brightmine

Bij 13% van de werkenden registreert de werkgever welke websites hun medewerkers bezoeken en bij 1 op de 3 hangen camera’s op het werk, zo blijkt uit het CNV-onderzoek onder 2600 werkenden. Bijna een kwart geeft aan dat de monitoring van werkzaamheden de afgelopen jaren toeneemt. Daarom de stelling: de controle op medewerkers neemt toe.

De laatste jaren is thuiswerken de standaard geworden. Hierdoor kan je als werkgever gaan twijfelen of jouw werknemers wel echt aan het werk zijn. De vraag is vervolgens of monitoring het antwoord is en of het niet beter is je werknemers te vertrouwen. Mocht je toch overgaan tot monitoring, dan geldt hiervoor een lange lijst met strenge regels.

Regels voor monitoring

Om werknemers te mogen monitoren moet sprake zijn van:

• Gerechtvaardigd belang

Het belang van de werkgever, dat kan van alles zijn, moet zwaarder wegen dan de belangen van de werknemer, zoals zijn recht op privacy.

• Noodzakelijkheid

De controle van de werknemer(s) moet noodzakelijk zijn. Als je jouw doel ook op een voor de werknemer minder ingrijpende manier kunt bereiken, moet je voor die manier kiezen.

• Informeren

Een werkgever die zijn personeel monitort moet de werknemer(s) informeren over wat wel en niet mag, dat dit mogelijk wordt gecontroleerd en op welke manier. Je kunt je werknemers hierover informeren in een personeelshandboek, met een protocol of met gedragsregels.

• Recht op vertrouwelijke communicatie

De werkgever moet ervoor zorgen dat duidelijke privécommunicatie niet gemonitord wordt.

• Instemming van de OR

Als een OR binnen het bedrijf aanwezig is, moet de werkgever de OR om toestemming vragen bij een regeling voor de controle van personeel.

• Data protection impact assessment

Als een werkgever grootschalige en/of stelselmatige monitoring van personeel wil inzetten, moet hij eerst een data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren. Daarmee worden vooraf de privacyrisico’s van de voorgestelde monitoring in kaart gebracht om zo nodig maatregelen te kunnen nemen om deze risico’s te verkleinen. Er is bijvoorbeeld sprake van grootschalige en/of stelselmatige monitoring bij controle van e-mail en internetgebruik, gps-trackers in (vracht)auto’s van werknemers of cameratoezicht om diefstal en fraude te bestrijden.

Heimelijk controleren

Wil je als werkgever je werknemers heimelijk controleren, dan zijn de critera nog strenger. Heimelijke controle mag alleen als je een redelijke verdenking hebt dat een of meer werknemers iets doen dat strafbaar of verboden is, zoals diefstal of fraude. Daarbij gelden nog de volgende aanvullende voorwaarden:

• Kan niet anders

Bovendien moet je hebben geprobeerd om op een andere manier een einde te maken aan het strafbare of verboden gedrag, maar is dat niet gelukt. Kort gezegd: het kan echt niet anders dan heimelijk te controleren.

• Incidenteel

Heimelijke controle is nooit structureel maar altijd incidenteel, voor een bepaalde, zo kort mogelijke periode.

• Informeren

Achteraf moet je de heimelijk gecontroleerde werknemers altijd daarover informeren, ook als uit de controle niet is gebleken of de verdenking terecht was.

• Data protection impact assessment

Als je de eerste keer heimelijke controle wilt uitvoeren, moet je eerst een data protection impact assessment  (DPIA) (laten) doen, ongeacht de grootte van de onderneming. Voert een recherchebureau de heimelijke controle uit, dan moet dat bureau ook de DPIA uitvoeren. Blijkt uit de DPIA dat je geplande heimelijke controle een hoog risico oplevert, dan moet je als werkgever eerst overleggen met de Autoriteit Persoonsgegevens.