AI helpt HR met gericht werven en opleidingsplan in de zorg

Gepubliceerd: 22 november 2024 | door Annet Maseland

“Als het gaat over de arbeidsmarktproblematiek kun je alle HR-instrumenten uit de kast halen. Maar uiteindelijk gaat het erom dat we de juiste zorg op de juiste plek op het juiste moment verlenen. En dat doe je in de planning.”

Carla Brander is operationeel directeur van TONOS Care, maker van een AI-gestuurde webbased applicatie die met één druk op de knop een optimaal basisrooster uitrekent. De verwachtingen van AI in de zorg zijn hooggespannen. Maar meestal gaat het om AI-toepassingen voor het ziekenhuis, bijvoorbeeld voor diagnostiek, weet Brander. “Op het gebied van organisatie en planning van de zorg gebeurt er weinig. In de intramurale zorg is er geen geautomatiseerd systeem dat jou als zorgorganisatie helpt om automatisch dienstenroosters te maken. Terwijl daar grote behoefte aan is.”

Onderzoekers René Dekker (universitair hoofddocent wiskunde aan de VU Amsterdam) en Dennis Moeke (lector zorglogistiek aan HAN University of Applied Sciences) constateerden dat ook. Zij besloten er wat aan te doen. Samen met zorgorganisaties ontwikkelden en testten zij razendsnelle algoritmes. Hun werk resulteerde in de TONOS-applicatie, die nu beschikbaar is voor de intramurale ouderenzorg.

Hoe werkt de app?

“Informatie die nodig is om een dienstenrooster te maken, moet je vastleggen”, legt Brander uit. “Dan gaat het om: wie krijgt wanneer zorg, welke taak, hoe lang duurt de taak en welk niveau moet ‘m uitvoeren? In de thuiszorg ligt dat allemaal standaard vast in het elektronisch cliëntendossier. In het verpleeghuis niet. Die informatie is er wel, maar zit in de hoofden van de medewerkers. En de informatie in het dossier is in taal, niet in blokjes waarmee je kunt rekenen en puzzelen. De taken worden verdeeld door de medewerkers die voortdurend met elkaar in gesprek zijn. ‘Als jij nu mevrouw Jansen neemt, dan doe ik meneer Pietersen’. Met de app leg je de informatie over de zorg bij de intake vast in blokjes. In een paar minuten worden alle blokjes in het team tot een puzzel gelegd en daar volgt een ontwerprooster uit. In dat basisrooster staat: welke dienst heb ik op welke dag nodig, van hoe laat tot hoe laat, van welk niveau.”

Betekent het veel extra werk voor de medewerkers?

“Nee. Als je ermee begint te werken, moet je het wel even allemaal inrichten en invullen. Maar ingewikkeld is dat niet. Daarna is het een kwestie van bijhouden. Als er een nieuwe cliënt instroomt, neem je het vastleggen van de zorgvraag gewoon mee in je intakegesprek. In plaats van dat je iets in taal vastlegt, leg je het in blokjes vast. Het kost je geen extra tijd. Alleen de vorm waarin je het vastlegt, is anders.”

Wat brengt het HR?

“Het grootste effect voor HR zit in het heel gericht kunnen werven en opleiden. De technologie legt data onder je recruitment en je opleidingsplan. Je strategische personeelsplan kun je er ook volledig mee uitrekenen. De app maakt dingen genadeloos transparant. Het legt bijvoorbeeld bloot als er onduidelijkheid bestaat over een functiebeschrijving. Soms is het onderscheid tussen niveau 2 en 2 plus niet helder. Wat als blijkt dat je te veel niveau 4 in dienst hebt? Gaan we die verzorgenden IG dan nog wel opleiden tot niveau 4? Dat blijft een beslissing die je als zorginstelling zelf moet nemen. Maar de beslissing is wel onderbouwd met data.”

Met een plan-app heb je nog geen rooster?

“Nee, klopt, het planproces gaat over wat gebeurt er op een zorgafdeling. Je houdt rekening met de zorgvraag en de behoeften van de cliënten, kwaliteitseisen en de financiën van de organisatie. De wenstijden van de medewerker zitten daar nog niet in. Samen met zorginstelling Vitalis hebben we daarom als aanvulling erop een rooster-app ontwikkeld. Hiermee wordt in het basisrooster zoveel mogelijk rekening gehouden met de wenswerktijden van de medewerkers. Stel een medewerker wil graag z’n kind naar school brengen en iets later beginnen. Dan kun je nu alleen maar met die medewerker in gesprek gaan. Kun je je dag anders organiseren? Kun je met de buitenschoolse opvang iets doen? Met AI kun je bekijken of er in de zorgorganisatie iets valt aan te passen.”

Wat levert de technologie op?

“De digitale ondersteuning helpt met efficiënter plannen. Een organisatie krijgt meer inzicht krijgt in de piekmomenten en de werklast is beter te spreiden. Je kunt spelen met de capaciteit en verschillende scenario’s in enkele minuten doorrekenen. Wat gebeurt er als ik teams samenvoeg? Of wat als ik de verantwoordelijke dienst deel tussen twee teams? Wat gebeurt er als ik een innovatieve oplossing implementeer?”

Steeds meer zorginstellingen hebben een capaciteitsadviseur die analyses maakt, weet Brander. Deze nieuwe technologie stelt hen in staat om veel meer inzicht te krijgen en scenario’s te maken dan tot nu toe kon. “Als je vroeger aan een planner zou vragen: maak eens een dienstenpatroon dat rekening houdt met meer werken op eigen niveau of meer lange diensten. Of dat meer rekening houdt met de wenstijden van de cliënt. Of ga nu eens die taken anders verdelen en zoeken naar de juiste functiemix voor een afdeling. Daar was men vroeger dagen mee bezig. Met deze technologie is dat een kwestie van minuten. Het gaat razendsnel.”

Met het berekenen van de diensten, berekent het systeem ook meteen de looproute, legt Brander uit. “Hier zitten nu nog alleen alle planbare zorgvragen van de cliënten in. In de toekomst komen er  dynamische looplijsten door bijvoorbeeld de zorgoproepen en de sensor-informatie van bedden van bewoners te integreren. Het systeem vertelt je: ga eerst naar mevrouw Jansen, want zij is aan het ontwaken, terwijl mevrouw Pietersen nog aan het slapen is. Technisch is dat nu al mogelijk, het is een kwestie van systemen aan elkaar knopen. Dat is nu nog even toekomstmuziek.”

Kun je een voorbeeld geven van een inzicht dat een organisatie via AI kreeg?

“Wat we bij alle teams van alle zorgorganisaties terugzien is dat de huidige functiemix niet aansluit bij de zorgvraag van de cliënten. Ofwel, bij 95% van de teams is de functiemix veel te hoog. Je hoeft dan niet gelijk medewerkers te ontslaan natuurlijk. Maar via natuurlijke uitstroom kun je de functiemix dichter in de buurt krijgen bij wat je eigenlijk nodig hebt. De kosten die je zo uitspaart belopen algauw zo’n 5% tot 10%. Dat lijkt misschien niet zoveel, maar bij een middelgrote zorginstelling is dat miljoenen euro’s. Geld dat je bijvoorbeeld kunt gebruiken om andere innovaties te financieren zonder dat de zorgkosten toenemen.”

“Je kunt met de technologie heel simpel een businesscase voor innovatie maken. Om een voorbeeld te geven. Een organisatie was bezig met de introductie van oogdruppelbrillen. Op zich een mooi project. Maar toen we gingen analyseren waar het echte probleem lag voor die organisatie, was dat het bestelsysteem voor eten en drinken. Daar was iedere woongroep zeven uur per week mee bezig. Een oogdruppelbril scheelt je misschien zeven minuten per client. Dan kun je misschien beter investeren in het vereenvoudigen van het bestelsysteem.”