Autonomie en heldere spelregels
Veel organisaties vinden thuiswerken ingewikkeld. Intussen willen steeds meer werknemers zelf bepalen waar ze hun werk doen. Geef je medewerkers daarom autonomie, maar maak heldere spelregels.
Gepubliceerd: 9 januari 2025 | door Marianne Sturman – Moneypenny
Bijna de helft van de werkgevers wil volgens het Brightmine-trendonderzoek dat hun werknemers vaker naar kantoor komen. Maar waarom willen ze dat? Wat is de toegevoegde waarde? Vaak gaat het dan over teamgevoel en binding, maar uit allerlei onderzoeken blijkt dat hoe meer autonomie een medewerker krijgt, hoe meer verbonden die zich voelt met het bedrijf. Steeds meer werknemers hebben een andere levensstijl. Niet alleen moeders en ouderen, maar ook veel mensen van onder de dertig kijken op een heel andere manier naar de werk-privébalans. De arbeidsmarkt wil iets anders dan veel werkgevers. Het gaat daarbij om zeggenschap over de plaats en tijd van werken. Een groeiende groep werkenden wil de autonomie om zelf te bepalen waar en wanneer zij werken. Zij willen worden beoordeeld op hun output, terwijl veel werkgevers liever sturen op aanwezigheid.
Maatwerk maakt je een aantrekkelijke werkgever
Natuurlijk zijn er ook jonge werknemers die juist wel graag naar kantoor komen. Omdat ze het fijn vinden om collega’s om zich heen te hebben, omdat ze daar beter begeleid worden. Maar er zal altijd een deel van de arbeidsmarkt zijn dat liever thuiswerkt. Dat sluit aan bij de bredere maatschappelijke ontwikkeling waarin alles maatwerk wordt. Hoe meer maatwerk je als werkgever aanbiedt, hoe makkelijker het zal zijn om mensen aan te trekken. Ook de context waarin iemand werkt speelt een rol. Werkt diegene achter de computer of in een laboratorium? Bij veel internationale bedrijven met teams in verschillende landen communiceren werknemers uitsluitend via Teams en zien ze elkaar misschien maar één keer per jaar fysiek. Bij multinationals bestaan vaak drie werkvarianten: volledig remote, hybride en op kantoor. Die keuzes worden per functie of rol bepaald.
Bij autonomie hoort juist verantwoordelijkheid
Werkgevers lijken bang om de controle te verliezen over werknemers die niet op kantoor werken. Dat heeft te maken met het type leiderschap en het onvermogen om op afstand leiding te geven. De kunst is om je mensen vrij te laten. In dat geval zullen velen graag naar kantoor komen. Autonomie betekent niet ‘vrijheid, blijheid’. Er moeten duidelijke spelregels zijn. Daar zit hem ook de uitdaging voor managers. Meer vrijheid vraagt om meer verantwoordelijkheid. Bij autonomie horen ook ambitie, drive, het nakomen van deadlines en andere afspraken.
Maak daarom goede afspraken met thuiswerkers, bijvoorbeeld over reguliere overleggen, zowel virtueel als face-to-face. Voor de meeste kantoorbanen geldt dat iemand die prima thuis kan uitvoeren. Sterker nog: kantoorwerk is vaak het laatste dat je op kantoor hoeft te doen. Bellen, mailen en vergaderen gaan prima vanuit huis. Als de organisatie het toelaat, bied dan ook ruimte om asynchroon te werken. Dat betekent dat je buiten het traditionele 9-tot-5-kader denkt en medewerkers de vrijheid geeft om hun eigen werktijden te bepalen. Zelfroostering kan ook een oplossing zijn. Dat is toepasbaar in meer sectoren dan je misschien denkt.
Hoe meer binding, hoe productiever
Hoe meer zeggenschap je geeft over tijd en plaats van werk, des te meer zijn mensen bereid om te werken. En: des te meer kúnnen ze werken, want de productiviteit is bewezen hoger. Op afstand zijn mensen taakgerichter. Ze werken geconcentreerder en zijn meer op zichzelf aangewezen. Thuis is de drempel hoger om een collega te bellen. Daardoor missen ze dan misschien wel het gesprekje bij de koffieautomaat met die collega. Maar voor binding is het niet nodig om fysiek samen op kantoor te zijn. Bovendien zijn er bedrijven met toxische bedrijfsculturen waar mensen zich juist niet prettig voelen op kantoor.
Binding draait uiteindelijk om de vraag of medewerkers blij zijn met de werkgever: voelen ze zich gewaardeerd en hebben ze autonomie en zeggenschap? Dat betekent niet dat volledig remote bedrijven niets aan binding moeten doen, maar het kan op andere manieren worden ingevuld. Bij Moneypenny, waar iedereen remote werkt, hebben we bijvoorbeeld elk jaar een ‘workation’. De eerste keer dat we op een fijne locatie een week samenwerkten en elkaar beter leerden kennen, heeft een heel positieve impact gehad.
The power to the people
Ik verwacht dat steeds meer bedrijven het ‘volledig remote’-model zullen omarmen. Er zijn al aardig wat organisaties zonder kantoor. De trend in thuiswerken is maatwerk. Het advies aan werkgevers en HR-professionals is dus: geef je werknemers vrijheid, maar stel duidelijke spelregels op. Daarnaast speelt de beweging mee dat steeds meer mensen langere periodes vanuit het buitenland willen werken. Als werkgever is het belangrijk ook daarin mee te bewegen. In deze tijd van arbeidskrapte geldt: the power to the people. Werkgevers kunnen niet krampachtig vasthouden aan ‘terug naar kantoor’. De arbeidsmarkt zal dat afdwingen, zeker als het gaat om kantoorwerk.
Let op, ook voor thuiswerk gelden arboregels
Naast de organisatorische en inhoudelijke afspraken die je als werkgever maakt over thuiswerk moet je ook denken aan de arboregels voor een veilige en gezonde werkomgeving. Werkgevers hebben namelijk een wettelijke zorgplicht, ook voor de (deels) thuiswerkers. Denk bijvoorbeeld aan preventie van schade door zowel fysieke als psychische klachten. De Nederlandse Arbeidsinspectie kan boetes opleggen als thuiswerkplekken niet voldoen aan de arbowetgeving. Daarom is het van groot belang je ervan te vergewissen dat de thuiswerkplek van een werknemer aan de arboregels voldoet.
Denk onder meer aan de volgende stappen:
- Geef werknemers een checklist met arboregels zodat ze hun thuiswerkplek kunnen beoordelen en zonodig aanpassen.
- Verstrek een thuiswerkregeling, een algemeen document waarin werknemers en leidinggevenden kunnen lezen welke regels gelden bij thuiswerken. Je kunt die regeling opnemen in een personeelshandboek of arbeidsvoorwaarden- reglement of bijvoorbeeld publiceren op het intranet.
- Als een werknemer gebruik wil maken van de regeling en de werkgever gaat daarmee akkoord, dan sluiten ze een individuele thuiswerkovereenkomst. Met ondertekening daarvan verklaart de werknemer dat de thuiswerkplek voldoet aan de arboregels.
- Blijf wijzen op het bestaan van de checklist. Zo weet je als werkgever of je nog iets moet faciliteren voor de juiste thuiswerkplekken en neem je grote risico’s weg.
Tip: Lees hier de veelgestelde vragen over thuiswerken.
Bekijk onze uitgebreide HR-bronnen en expertise
In een steeds veranderende regelgevingsomgeving hebben wij alles voor jou in huis om overzicht te behouden en aan de regelgeving te voldoen.
Over de auteur
Brightmine
Met meer dan 10.000 klanten is Brightmine een toonaangevende wereldwijde leverancier van personeelsdata, analyses en inzichten voor HR.
Al meer dan twee decennia helpt Brightmine, voorheen bekend als XpertHR, om leiders in HR vol vertrouwen hun weg te vinden in de steeds veranderende wereld van HR. Dit doen we door het combineren van cao-data, arbeidsmarktdata, AI-technologie en vertrouwde HR-expertise.
Brightmine is een divisie van LexisNexis Data Services binnen RELX®, een wereldwijde aanbieder van informatie, analyses en beslissingshulpmiddelen. RELX bedient klanten in meer dan 180 landen en heeft meer dan 35.000 werknemers. Ticker: Londen: REL; Amsterdam: REN; New York: RELX.
Volg Brightmine op LinkedIn