6 manieren om inclusieve communicatie op het werk te verbeteren

Gepubliceerd: 30 mei 2024 | door Natasha K. A. Wiebusch, Brightmine Marketing Content Manager

Inclusieve communicatie op de werkvloer is een uniek, gelaagd stukje van de puzzel van diversiteit, gelijkheid en inclusie (DEI). Het omvat alles, van inclusieve taal en visuele hulpmiddelen tot de dynamiek van groepscommunicatie.

Voor veel werknemers stelt inclusieve communicatie hen in staat om hun werk te doen door onnodige (en vaak discriminerende) barrières weg te nemen. Voor anderen helpt het hen om zich op hun gemak te voelen om zichzelf te zijn tussen hun leeftijdsgenoten, zodat ze zich kunnen concentreren op prioritair werk. Het belangrijkste is dat inclusieve communicatie goed is voor werknemers en goed voor het bedrijf.

In dit artikel leer je meer over inclusieve communicatie en hoe je dit op je eigen werkplek kunt verbeteren.

Wat is inclusieve communicatie?

Inclusieve communicatie is communicatie waarbij iedereen zich gerespecteerd, gewaardeerd en welkom voelt. Op het werk bevorderen inclusieve communicatiepraktijken communicatie die cultureel bewustzijn, toegankelijkheid en meer ondersteunt.

Hoe komt inclusieve communicatie de werkplek ten goede?

Inclusieve communicatie komt de werkplek ten goede door een betere werkcultuur te bevorderen, teamcohesie op te bouwen en gevallen van discriminatie te verminderen.

Betere werkcultuur

Met betrekking tot de werkcultuur bevordert inclusieve communicatie een werksfeer die werknemers van alle achtergronden verwelkomt. Dit geldt ook voor werknemers met diverse etnische, culturele, sociale, economische en religieuze achtergronden. Het omvat ook werknemers met een handicap en andere identiteiten of diverse levenservaringen.

Verbeterde teamcohesie

Inclusieve communicatie helpt werknemers als team te werken door een ruimte te creëren waar elke werknemer zich welkom, gerespecteerd en veilig voelt. Door een veilige ruimte te creëren, stimuleert het actief luisteren, empathie en verhoogde participatie.

Inclusieve communicatiepraktijken helpen teams ook om verschillende standpunten en ervaringen te omarmen. Dit verbetert teamwork, innovatie en probleemoplossing. Het leidt ook tot sterkere relaties tussen teamleden omdat ze leren van elkaars unieke perspectieven.

Minder discriminatie

Vanuit het oogpunt van compliance helpt inclusieve communicatie gevallen van discriminatie te voorkomen door werknemers te helpen taal te vermijden die stereotypen versterkt of anderszins andere werknemers discrimineert.

Verbetering van inclusieve communicatie op het werk

Inclusieve communicatiepraktijken kunnen enorm zijn en het kan moeilijk zijn om prioriteiten te stellen. Hieronder volgen vijf manieren waarop je inclusieve communicatie op de werkplek kunt verbeteren:

1. Begrijp de samenstelling van het personeelsbestand

Eerst en vooral moet je je publiek begrijpen. De beste manier om dit te doen, is door te beoordelen en te begrijpen wie de werknemers zijn. Als je details over het personeelsbestand kent, zoals hun rollen, leeftijden of culturele achtergronden, kun je strategisch nadenken over hun behoeften en voorkeurscommunicatiemethoden. Het kan je ook helpen verschillende communicatiestijlen te begrijpen.

2. Bewustwording

Je hebt het vast wel eens gehoord: “HR is de ‘architect’ van de werkcultuur.” In veel opzichten is dit waar. Een van de kerntaken van HR is ervoor te zorgen dat werknemers zich verbonden, veilig en klaar voelen om uitdagingen op het werk aan te gaan. En de kern van dit streven is het bevorderen van uitstekende communicatie.

Daarom moet je mensen bewust maken van wat inclusieve communicatie is en waarom het belangrijk is voor de organisatie. Je kunt bewustzijn verspreiden door inclusieve communicatie te bevorderen door:

• Vergaderingen.
• E-mails voor het hele bedrijf.
• Missie- en waardenverklaringen.
• Beleid voor personeelshandboeken.
• Resources voor werknemers.
• Pagina’s van HR- of DEI-websites.

Maar HR kan dit niet alleen. Naast het verspreiden van bewustzijn vanuit het HR-kantoor, moeten er leiders uit de hele organisatie ingeschakeld worden. Leiders kunnen helpen het bewust zijn te vergroten door te pleiten voor inclusieve praktijken op de werkplek en inclusieve communicatiestijlen te modelleren.

3. Gebruik inclusieve visuele hulpmiddelen

Visuele hulpmiddelen, zoals afbeeldingen, presentaties, grafieken of diagrammen, spelen een belangrijke rol bij het effectief overbrengen van informatie en ideeën. Door ervoor te zorgen dat deze visuele hulpmiddelen inclusief zijn, kun je een meer toegankelijke en rechtvaardige ervaring creëren.

Inclusieve visuele hulpmiddelen houden rekening met factoren zoals:

Kleurcontrast voor mensen met een visuele beperking, lettergrootte en stijl voor leesbaarheid.

Diverse vertegenwoordiging van mensen met verschillende achtergronden of capaciteiten om inclusiviteit te bevorderen.

Stereotypen of bevooroordeelde beelden vermijden.

Visuele hulpmiddelen die zijn ontworpen met het bovenstaande in gedachten, vergroten het begrip, betrekken een breder publiek en moedigen deelname aan.

4. Bevorder inclusief taalgebruik

Leiders moeten ook inclusief taalwerk bevorderen. Naast het tonen van bewustzijn, helpt inclusief taalgebruik de organisatie om een toon van wederzijds respect tussen medewerkers te zetten.

 Hieronder volgen slechts enkele manieren om inclusief taalgebruik op het werk te bevorderen:

Het verstrekken van specifieke richtlijnen (bijv. beleid voor het gebruik van voornaamwoorden, DEI-beleid).

Ervoor zorgen dat communicatie en documenten genderneutraal zijn, de mens centraal stellen en indien nodig in andere talen worden vertaald. Veelvoorkomende communicatie en documenten zijn onder meer functiebeschrijvingen, werkplekbeleid en communicatie over secundaire arbeidsvoorwaarden.

Het maken van posters en andere regelmatige communicatie die herinneringen en best practices bieden.

Onthoud ook dat het gebruik van inclusieve taal een communicatieve vaardigheid is. Sommige werknemers hebben aanvullende training nodig om het onder de knie te krijgen. Overweeg om inclusieve taaltraining toe te voegen aan je training over onbewuste vooroordelen of een op zichzelf staande training te maken.

5. Creëer psychologische veiligheid

Psychologische veiligheid is de gedeelde overtuiging van een team dat leden veilig risico’s kunnen nemen, vragen kunnen stellen of fouten kunnen maken zonder angst voor terugslag of andere negatieve gevolgen. Helaas tonen studies aan dat diverse werknemers de neiging hebben om minder psychologische veiligheid te voelen dan hun tegenhangers.

HR kan een cultuur van inclusieve communicatie ondersteunen door psychologische veiligheid op het werk te creëren. Deze inspanningen zullen diverse werknemers helpen zich veilig te voelen om zich uit te spreken. Het zal ook een open en eerlijke communicatie tussen alle medewerkers bevorderen.

6. Maak gebruik van software die inclusieve communicatie ondersteunt

Tegenwoordig zijn er honderden AI-aangedreven softwaretools die organisaties kunnen gebruiken om inclusieve communicatie te verbeteren. Deze tools kunnen fouten opsporen, de toegankelijkheid vergroten en de communicatievaardigheden van werknemers verbeteren. Hieronder volgen slechts enkele soorten software die inclusieve communicatie op het werk kunnen ondersteunen:

Schermlezers lezen inhoud op computerschermen hardop voor aan gebruikers.

Software voor inclusieve taal identificeert gendergerelateerd of anderszins niet-inclusief taalgebruik in geschreven inhoud.

Schrijfassistenten helpen gebruikers bij het schrijven van foutloze en op de toon afgestemde geschreven inhoud, zoals e-mails, rapporten of briefings.

Vergaderassistenten kunnen de inhoud van vergaderingen samenvatten, schriftelijke transcripties leveren en ondertiteling maken.

Naast het bovenstaande moeten leiders ervoor zorgen dat hun huidige software wordt gebruikt op een manier die inclusieve communicatie bevordert. Microsoft Teams heeft bijvoorbeeld toegankelijkheidsfuncties zoals ondertiteling en het genereren van transcripties. Managers moeten regelmatig oefenen met het gebruik van deze functies, zodat werknemers het niet hoeven te vragen.

Hier blijft het niet bij…

Inclusieve communicatie is niet zomaar een modewoord. Het is de basis van een bloeiende en harmonieuze werkplek. Door inclusieve communicatiepraktijken te omarmen, kunnen organisaties een omgeving creëren waarin elke werknemer zich gesterkt voelt om bij te dragen aan zijn team. Inclusieve communicatie de norm maken kost echter ook tijd. Bedenk dus, naast het bovenstaande, hoe je werknemers verantwoordelijk houdt en meet de voortgang in de loop van de tijd.

In ons kenniscentrum zetten we wekelijks nieuwe artikelen online die jou ondersteunen bij uitdagende HR-vraagstukken. Lees ook eens het artikel over verandermanagement. (link)

Nieuwsgierig geworden?

Meld je aan voor een GRATIS proefperiode van 7 dagen en krijg toegang tot artikelen en tools die alleen voor abonnees zijn.