Het selectieproces

Briefselectie

Tijdens het selectieproces stuurt de werkgever na ontvangst van de sollicitatiebrieven de kandidaten een ontvangstbevestiging. Daarin geeft hij een termijn aan waarbinnen de kandidaat een reactie kan verwachten. Aan de hand van de sollicitatiebrief, de functie- en het competentieprofiel beoordeelt de werkgever in hoeverre zijn interesse is gewekt om de kandidaat te spreken en in hoeverre de kandidaat geschikt is voor de vacature.

Werkwijze selectieproces

Het is lastig kandidaten te vergelijken als zij nog niet allemaal bekend zijn, daarom is het beter om te wachten tot de reactietermijn is verstreken met het lezen en beoordelen van de sollicitaties.
Scheid serieuze en volledige sollicitaties en maak een eerste schifting op basis van het cv. Daardoor kan aan de hand van het cv de werkgever beoordelen of opleiding, werkervaring en interesses aansluiten bij de vacature.

Bepaal welke functie-eisen vereist en gewenst zijn en ken hiervoor naar aanleiding van het cv punten toe. Controleer de chronologie en opeenvolging van de werkervaring, stel dieptepunten en successen vast.
Beoordeel daarna de brieven, bijvoorbeeld op spelling en grammatica, motivatie en/of ervaring.

De briefselectie eindigt met het schriftelijk uitnodigen (per brief of e-mail) van één of meerdere kandidaten met wie de werkgever graag kennis wil maken. Kandidaten die niet worden uitgenodigd ontvangen een schriftelijke afwijzing.

Het is van belang dat de werkgever in het selectieproces de afwijzing motiveert. Daarbij moet ook rekening worden gehouden met het wettelijke verbod op ongelijke behandeling.

Geef in de afwijzing ook aan wat er met de sollicitatiebrief en het cv gebeurt. Zo kunnen de brief en het cv vernietigd worden of voor bepaalde tijd worden bewaard met het oog op toekomstige vacatures. Het is ook mogelijk om bepaalde kandidaten op een reservelijst te plaatsen. Zij moeten dan schriftelijk op de hoogte worden gesteld binnen welke termijn zij mogelijk alsnog een uitnodiging kunnen verwachten.

Sollicitatiegesprek

Tijdens het selectieproces maakt de werkgever na de briefselectie kennis met één of enkele kandidaten in een gesprek. Tijdens het sollicitatiegesprek onderzoekt de werkgever zijn initiële positieve indruk van de kandidaat. De sollicitant krijgt de kans om zijn sollicitatie toe te lichten en kan worden gevraagd naar (werk)ervaring, eigenschappen, motivatie etc. Zo krijgt de werkgever een vollediger beeld van de kandidaat en zijn of haar geschiktheid voor de functie. Het is ook van belang om degene die de sollicitaties afneemt tijdens het selectieproces hierin te (laten) trainen. Bij het gesprek kan men gebruikmaken van verschillende gesprekstechnieken, zoals STARR.

In een sollicitatiegesprek mogen sommige dingen niet worden gevraagd. Zo mag vrouwelijke kandidaten niet worden gevraagd naar een eventuele kinderwens. Daarnaast zijn kandidaten verplicht sommige zaken te melden bij hun sollicitatie, zoals een chronische ziekte of fysieke beperking.

Tijdens het selectieproces bij het gesprek kunnen meerdere personen aanwezig zijn. Spreek van tevoren af wie welke rol vervult en wie (welke) vragen stelt. Ook is het mogelijk om meerdere sollicitatiegesprekken af te nemen. Informeer de kandidaat hierover voorafgaand aan het eerste sollicitatiegesprek. Bij de gespreksrondes kunnen steeds kandidaten afvallen tot de meest geschikte kandidaat overblijft of wordt gekozen. De kandidaten die afvallen, moeten hierover tijdig worden geïnformeerd.

Ruim voor het sollicitatiegesprek wordt de kandidaat schriftelijk (per e-mail of brief) uitgenodigd. De uitnodiging bevat:

• datum, tijdstip en plaats van het gesprek;
• contactpersoon en gegevens voor vragen over de selectieprocedure;
• een routebeschrijving.

Plan voldoende ruimte tussen de gesprekken, zodat de kandidaten elkaar niet tegenkomen.

Taal mag geen barrière zijn in het gesprek. Daarom is het soms van belang om in de uitnodiging aan te kondigen in welke taal het sollicitatiegesprek gaat plaatsvinden. Kandidaten kunnen dan kenbaar maken of zij het gesprek in een andere taal willen voeren, bijvoorbeeld omdat ze deze taal niet machtig zijn of omdat deze taal niet benodigd is voor de beoogde functie. Is het beheersen van de gekozen taal wel nodig voor het vervullen van de functie, dan kan het gesprek een goede test zijn.

Het selectieproces: tijdens het sollicitatiegesprek

Tijdens het sollicitatiegesprek komen verschillende onderwerpen aan bod. Na een welkom volgt een korte introductie op het gesprek, waarin de kandidaat wordt uitgelegd:

• Het doel van het gesprek;
• wat de duur is van het gesprek;
• wat de rollen zijn van de geprekspartners;
• welke onderwerpen aan bod zullen komen;
• wanneer er ruimte is voor vragen van de kandidaat.

Een sollicitatiegesprek kan bijvoorbeeld zo zijn opgebouwd:

Introductie	tijdsduur ongeveer 5 minuten
Curriculum Vitae	tijdsduur ongeveer 10 minuten
Motivatie sollicitatie, check competenties	tijdsduur ongeveer 20 minuten
Toelichting functie en beloningsbeleid	tijdsduur ongeveer 10 minuten
Vragen kandidaat	tijdsduur ongeveer 5 minuten
Uitleg vervolgprocedure en sluiting	tijdsduur ongeveer 2 minuten

Vormt het sollicitatiegesprek de eerste kennismaking of het eerste directe contact met de kandidaat, dan is het van belang om de kandidaat tijdens de introductie mee te delen:

• het verloop van de selectieprocedure;
• het aantal geplande gesprekken;
• gebruik van een assessment;
• of referenties worden nagetrokken.

Aan het einde van ieder sollicitatiegesprek wordt de kandidaat op de hoogte gesteld van welke stappen volgen in het selectieproces en binnen welke termijn de kandidaat de uitslag van het gesprek hoort. Een termijn van enkele werkdagen is gebruikelijk.

Houdt u er rekening mee dat een werknemer alleen een meldplicht heeft om gezondheidsklachten te melden die een belemmering vormen voor de uitvoering van de functie. U mag niet direct naar de gezondheid of het ziekteverzuim van de sollicitant vragen.

Na het sollicitatiegesprek

Na afloop van het sollicitatiegesprek is de volgende stap in het selectieproces bepalen of de kandidaat geschikt is voor de functie. Aan de hand van het functie- en competentieprofiel wordt bekeken of de kandidaat voldoet aan alle eisen voor de functie. Bij een positieve beoordeling wordt de kandidaat tot de volgende stap in de selectieprocedure toegelaten. Bij een negatieve beoordeling wordt de kandidaat afgewezen.

Het zal in de praktijk vaak voorkomen dat een kandidaat niet over alle functie-eisen zoals opgenomen in het functie- en competentieprofiel beschikt. Echter hoeft dit geen reden te zijn om de kandidaat niet aan te nemen. Bepaal daarom vooraf aan welke eisen de kandidaat minimaal moet voldoen en welke eisen wenselijk zijn. Eisen die wenselijk zijn kunnen als ontwikkelpunt voor de kandidaat worden benoemd. Wanneer een kandidaat bijvoorbeeld niet over een bepaald diploma beschikt, kan worden afgesproken dat hij het diploma alsnog gaat halen.

Assessment, psychologische test en medische keuring selectieproces

Naast sollicitatiegesprekken kan gebruik worden gemaakt van andere middelen om te selecteren, zoals assessments, psychologische testen of een medische keuring. Deze worden afhankelijk van de functie, de sector en het gebruik in de organisatie gericht ingezet.

Assessment

Met een assessment kan objectief worden beoordeeld of een kandidaat de benodigde competenties bezit voor de functie. In sommige sectoren of bedrijven is een assessment ook zelfs een vast onderdeel van de selectieprocedure.

Het gebruik van een assessment wordt in de wervingsprocedure kenbaar gemaakt aan de kandidaat. Bij de gespreksuitnodiging kan een voorbereidende opdracht worden meegegeven. Ook kan worden verwezen naar voorbeelden of oefeningen voor assessments van derden of externe bureaus om de kandidaat te laten oefenen.

Een assessment kan in de eigen organisatie worden afgenomen of bij een extern assessmentsbureau. Er zijn in Nederland verschillende assessmentbureaus met gespecialiseerde assessmentpsychologen.

De uitkomst van een assessment is een rapport dat een oordeel geeft over de prestaties van de kandidaat en adviseert over de geschiktheid voor de vacature. Echter hoeft de werkgever niet op te volgen. Bijvoorbeeld wanneer hij meent dat de kandidaat zich snel zal ontwikkelen of in de sollicitatieprocedure andere kwaliteiten heeft getoond. Meestal wordt het advies echter opgevolgd.

Psychologische test

Een psychologische test kan onderdeel uitmaken van de procedure, bijvoorbeeld om te bepalen of de kandidaat over de gewenste competenties beschikt of om te beoordelen hoe hij reageert in bepaalde situaties. Vaak gaat een psychologische test samen met een assessment, maar de test kan ook apart worden afgenomen.

Medische keuring

In sommige beroepen is de fysieke gesteldheid van de kandidaat van belang. Een medische keuring kan dan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. Zo moet een kandidaat-piloot een aantal medische testen doorstaan. Het is gebruikelijk om in de wervingsprocedure kenbaar te maken dat een medische keuring onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure.

Vaak bestaat de medische keuring uit een ‘aanstellingskeuring’. Daarin wordt niet de volledige medische toestand onderzocht maar wordt gericht gekeken of er geen medische bezwaren zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Bij een medische keuring moet men zich houden aan de Wet op de medische keuringen en het Besluit Aanstellingskeuringen.

Referenties

Een ander selectiemiddel is het natrekken van referenten. De kandidaten mogen één of meerdere referenten aangeven. Deze personen kunnen een beeld geven van de sollicitant. In de selectieprocedure mag gebruik worden gemaakt van deze informatie over de kandidaat.

Een vraag die aan de referent kan worden gesteld, is of hij de kandidaat bij keuze zelf (terug) in dienst zou nemen.

In de wervingsprocedure kan kenbaar worden gemaakt dat referenties moeten worden opgegeven. De kandidaat is verantwoordelijk voor het informeren van de opgegeven referenten. Bij het daadwerkelijk natrekken van referenties is het raadzaam om de kandidaat hierover in te lichten voordat de referent wordt benaderd.

Voor zover dat niet al door de kandidaat aangegeven is, is het verstandig om na te vragen:

• welke functie de referent heeft (of had);
• welke relatie er bestond tussen kandidaat en referent (voormalige collega, leidinggevende).

Op die manier zijn de aanbevelingen van de referent beter te interpreteren.

In het gesprek met de referent kan alles worden gevraagd dat betrekking heeft op het mogelijke functioneren van de kandidaat. Men kan bijvoorbeeld vragen naar:

• de ervaringen van de referent met de kandidaat; en
• de kennis of kundigheid van de kandidaat met het oog op diens geschiktheid voor de beoogde functie.

Afwijzen van een sollicitant

Wanneer een kandidaat niet geschikt is voor de functie, verdient het de voorkeur om de kandidaat hiervan direct (binnen enkele werkdagen) op de hoogte te stellen. De afwijzende reactie wordt in persoon, per telefoon, per brief of per e-mail aangegeven en is meestal kort en bondig.

Men kan ervoor kiezen om de kandidaat in de gelegenheid te stellen om op een later tijdstip vragen te stellen over de afwijzing. Zo kan de kandidaat de afwijzing eerst rustig verwerken en daarna gerichte vragen stellen over de redenen van afwijzing.

Het is van belang dat de werkgever de afwijzing op verzoek van de werknemer kan motiveren. Daarbij moet rekening worden gehouden met het in de wet neergelegde verbod op ongelijke behandeling. Kandidaten willen altijd weten waarom ze worden afgewezen. De motivatie moet dan verhelderen waarom de kandidaat niet voldoet aan de functie- en competentie-eisen of niet past bij de organisatie of functie.

Een goede onderbouwing kan de kandidaat ook helpen in zijn verdere zoektocht naar een nieuwe functie. Een afwijzing zonder (goede) onderbouwing kan leiden tot frustratie bij de afgewezen kandidaat. Als resultaat levert dit geen goede reclame op voor de organisatie.

Kortom, een tijdige reactie met heldere informatie over de reden(en) voor afwijzing is aan te raden.

Klachtenprocedure selectieproces

Als een kandidaat zich niet correct behandeld voelt of het niet eens is met de gevolgde procedure, moet hij een klacht kunnen indienen. Hiervoor kan een procedure worden opgesteld. Deze klachtenprocedure wordt ook wel eens genoemd in de uitnodigingsbrief, maar meestal wordt deze in een afwijzingsbrief gemeld. De klachten zijn bruikbaar om de selectieprocedure te beoordelen. Bij vaker voorkomende klachten op een specifiek onderdeel, kan de selectieprocedure op dat onderdeel worden verbeterd.