Hoe voer je een actief verzuimbeleid?

Gepubliceerd: 13 april 2021 | door Brightmine

Een verzuimbeleid opstellen

Het voeren van een actief verzuimbeleid heeft veel voordelen. Niet alleen is voor de zieke werknemer duidelijk wat de processen zijn in je organisatie. Ook draagt een goed verzuimbeleid bij aan de gezondheid en veiligheid van werknemers. Een actief verzuimbeleid zorgt ervoor dat je verzuim kunt terugdringen en beheersen.

In een ziekteverzuimbeleid laat je als werkgever zien, hoe je omgaat met zieke werknemers en ziekteverzuim. Er wordt aandacht besteed aan de processen die de zieke werknemer en de werkgever moeten volgen. Daarnaast wordt er aangegeven welke functionarissen een rol spelen bij ziekteverzuim. In het verzuimbeleid is duidelijk aangegeven welke middelen kunnen worden aangewend bij re-integratie. Het geeft ook weer op welke wijze gebruik kan worden gemaakt van externe deskundigen. Een verzuimbeleid heeft verder aandacht voor de oorzaken van het verzuim en is in lijn met de strategie van het bedrijf. Raken veel werknemers bijvoorbeeld overspannen, dan kan bekeken worden waar dit door komt. Blijkt dat de werkdruk te hoog is, dan kan worden gekeken naar aanpassing van het werkproces en/of de bedrijfscultuur.

Hoe verzuimbeleid eruit ziet, verschilt per werkgever, maar het is raadzaam om in het verzuimbeleid in ieder geval aandacht te besteden aan:

• preventie van ziekteverzuim
• verzuimprotocol
• verzuimregistratie
• begeleiding bij re-integratie

Ziekteverzuim voorkomen

Een preventieve verzuimaanpak vraagt om een goede analyse van het ziekteverzuim en de werkgebonden oorzaken daarvan. Op grond van een goede analyse is daarna een gerichte preventieve aanpak mogelijk. Onderdelen van die analyse zijn:

• Beoordeling ziekteverzuimcijfers
• Bevindingen van bedrijfsarts
• Analyse met arbo-instrumenten
• Ongevalsanalyses
• Exit-interviews

Verzuimprotocol

In een verzuimprotocol leg je de regels neer die gelden bij ziekteverzuim. Het verzuimprotocol bepaalt bijvoorbeeld bij wie een werknemer zich ziek meldt en hoe hij zich weer beter meldt, welke vragen de werkgever mag stellen over het verzuim, wat een werknemer moet doen als hij ziek wordt op vakantie etcetera.

Een goed verzuimprotocol zorgt ervoor dat je je als werkgever aan alle verplichtingen die voortvloeien uit de Wet verbetering poortwachter voortvloeien houdt. Daarnaast weet een werknemer precies aan welke regels hij zich moet houden bij ziekte.

Een verzuimprotocol wordt ook wel een ‘verzuimreglement’ genoemd. Soms gaat het alleen om controlevoorschriften. In XpertHR vind je als abonnee een voorbeeld van een verzuimprotocol en diverse gerelateerde voorbeelddocumenten:

• Voorbeeldbepaling Wachtdagenregeling 
• Voorbeeldbepaling ziektedag als vakantiedag aanmerken
• Voorbeeld controlevoorschriften / verzuimprotocol bij ziekte 
• Voorbeelddocument regeling toegang tot een arbodeskundige 
• Voorbeeld ziek- en herstelmeldingsprocedure
• Voorbeeldbepaling Vragen van toestemming om tijdens ziekte met vakantie te gaan

Verzuimregistratie

Om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de Wet verbetering poortwachter (Wvp) is het van belang dat je als werkgever een nauwkeurige verzuimregistratie voert. Op basis van de Wvp gelden immers duidelijke termijnen voor het melden van ziekteverzuim bij de arbodienst of bedrijfsarts, het opstellen van een Plan van aanpak, het uitvoeren van de Eerstejaarsevaluatie enzovoort. Als werkgever kun je hier alleen aan voldoen als je een volledige en zorgvuldig verzuimregistratie voert. Ook houden veel werkgevers verzuim bij om een verzuimcijfer vast te stellen en te beheersen.

Verzuimkaart

Verzuimgegevens kunnen op verschillende manieren worden opgeslagen. De eenvoudigste vorm is de individuele verzuimkaart, waarop de belangrijkste gegevens worden bijgehouden. De werkgever kan ook kiezen voor een geautomatiseerde verzuimregistratie, of deze uitbesteden aan een arbodienstverlener. Een voordeel van automatisering is dat de verzuimcijfers worden gekoppeld aan andere gegevens, waardoor de werkgever en de arbodienstverlener meer inzicht krijgen in de achtergronden van het ziekteverzuim. Dit is vooral van belang bij grote bedrijven, omdat daar de oorzaken van verzuim vaak lastiger te achterhalen zijn dan in een kleine, overzichtelijke organisatie.

Niet alles registreren

De werkgever mag niet zomaar allerlei medische gegevens van werknemers in de verzuimregistratie opnemen. Sterker nog: de werkgever kan niet over alle informatie beschikken, want de werknemer hoeft bijvoorbeeld niet aan te geven wat hem precies scheelt. Hij is wel verplicht om de bedrijfsarts deze informatie te geven. De arts zal de werkgever vervolgens kunnen adviseren over de maatregelen die de werkgever moet nemen.

Begeleiding bij re-integratie

Sinds de invoering van de Wet verbetering poortwachter moeten werkgever en werknemer op dit punt aan belangrijke eisen voldoen. Zo moeten zij samen een Plan van aanpak opstellen en moet de werkgever – indien nodig – niet alleen vervangend werk aanbieden in het eigen bedrijf, maar desnoods ook in een ander bedrijf. Het kan verstandig zijn daarbij specialistische hulp van een arbodienst of een re-integratiebedrijf in te roepen.

Door in het verzuimbeleid het re-integratieproces te beschrijven, de taken duidelijk te verdelen en de voortgang van re-integratietrajecten te borgen, kun je voorkomen dat werknemers onnodig lang ziek blijven.

Rol arbodienst en bedrijfsarts bij verzuimbeleid

De werkgever is verplicht zich bij bepaalde taken rond ziekteverzuim te laten ondersteunen door een of meer arbodienstverleners. Hij kan hierbij gebruikmaken van een arbodienst. Als de cao of een afspraak met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging dit mogelijk maakt, mag de werkgever ook kiezen voor alternatieve dienstverleners. Denk bijvoorbeeld aan een vrijgevestigde bedrijfsarts of een re-integratiebedrijf.

Of de werkgever samenwerkt met een arbodienst of met andere arbodienstverleners maakt in één opzicht niet uit: de werkgever moet voor bepaalde taken binnen het verzuimbeleid altijd een gecertificeerde bedrijfsarts inschakelen. Deze medisch deskundige:

• verricht aanstellingskeuringen;
• voert het verplichte arbeidsgezondheidskundige onderzoek uit dat door arbodienstverleners doorgaans wordt aangeduid als Preventief Medisch Onderzoek (PMO) of Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO);
• is actief betrokken bij diverse aspecten van de re-integratie van langdurig zieke werknemers op basis van de Wet verbetering poortwachter.

Arbodienst inschakelen niet altijd verplicht

De werkgever hoeft overigens zeker niet alles op het gebied van verzuimbeleid uit te besteden. Zo kan het bedrijf een externe arbodienstverlener inschakelen voor de controle van zieke werknemers, maar kan de werkgever dit ook zelf uitvoeren. Het inkopen van extra diensten is in de praktijk vooral aantrekkelijk en waardevol als er sprake is van een relatief hoog ziekteverzuim of gecompliceerd verzuim. De arbodienstverlener kan dan een belangrijke rol spelen bij de verzuimbegeleiding. Hij kan bijvoorbeeld op huisbezoek gaan, advies geven over de inrichting van de werkplek of over vervangende werkzaamheden.

De Wet verbetering poortwachter verplicht werkgever, werknemer en bedrijfsarts om in nauwe onderlinge samenwerking een plan van aanpak voor de re-integratie op te stellen. Het daadwerkelijk opstellen van dit plan kan binnenshuis gebeuren, maar re-integratie vereist steeds meer vakkennis. Een arbodienstverlener kan op verschillende gebieden helpen.

Ben je verplicht om een verzuimbeleid te voeren?

Dat een werkgever een ziekteverzuimbeleid moet voeren staat impliciet in het Arbeidsomstandighedenbesluit beschreven (artikel 2.9). Volgens dit artikel adviseert de arbodienst over het voeren van een gestructureerd, systematisch en adequaat arbeidsomstandigheden- en ziekteverzuimbeleid. De arbodienst moet bijdragen aan de effectuering daarvan, waarbij het met name rekening moet houden met bijzondere groepen van werknemers.

Daarnaast is het van belang om een ziekteverzuimbeleid te voeren om te kunnen voldoen aan alle verplichtingen die voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet en de Wet verbetering poortwachter. Zo voorkom je dat vervelende sancties worden opgelegd, zoals het langer moeten doorbetalen van loon.

Or of pvt moet instemmen met verzuimbeleid

Het vaststellen van het verzuimbeleid moet altijd in overleg met de ondernemingsraad (or) en de personeelsvertegenwoordiging (pvt) gebeuren. De or en de pvt hebben namelijk een wettelijk instemmingsrecht bij de vaststelling of wijziging van het verzuimbeleid.

Benieuwd naar meer artikelen? Hier vind je alle artikelen in het thema ‘Verzuim’.