Onboarding: een goed begin is het halve werk

Gepubliceerd: 5 augustus 2020 | door Brightmine

Als je beseft dat uit onderzoek is gebleken dat landelijk gezien veel medewerkers juist stoppen in de eerste periode, is dat best gek. Van de nieuwe medewerkers stopt 5% meteen na de eerste dag, 20% stopt binnen de eerste 45 dagen van het dienstverband, en bijna 1 op de 3 nieuwe medewerkers verlaat de organisatie (vrijwillig of onvrijwillig) binnen het eerste jaar! Dat is enorm jammer van de investering. Vervanging kost al gauw tussen de 50 en 150% van het jaarsalaris. Ook de aantrekkelijkheid van de organisatie als werkgever leidt onder de verloopkosten: juist in de eerste periode van een dienstverband wordt een nieuwe medewerker vaak gevraagd hoe het bevalt. Dat heeft effect op het werkgeversmerk en hoe gemakkelijk vacatures zijn te vervullen.

Als organisatie wil je dat een nieuwe collega zich snel onderdeel gaat voelen van de organisatie en een actieve bijdrage levert. Ook vanuit het oogpunt is aandacht voor deze eerste periode van cruciaal belang.

Wat verstaan we onder onboarding

Onboarding is feitelijk de socialisatie van nieuwe medewerkers en gaat verder dan een simpele introductie. Je zorgt voor een succesvol begin van een nieuwe medewerker als het begin is verankerd in alle onderdelen van de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan directe toegang tot systemen of aanwezigheid van visitekaartjes. Maar het gaat zeker over de cultuur van het bedrijf, de visie en missie van de organisatie en de samenwerking met collega’s. Eigenlijk probeer je er in het begin voor te zorgen dat een nieuwe medewerker zich zo snel mogelijk thuis voelt en daardoor sneller productief is. Volledig ingewerkt raken kan soms wel tot 8 maanden duren.

De onboarding kent drie elementen:

• Operationeel: je zorgt dat de nieuwe medewerker over de juiste materialen en kennis beschikt om zijn werk goed te kunnen doen.
• Sociaal: je zorgt dat een medewerker zich snel onderdeel voelt van de organisatie, dat hij zich welkom voelt en waardevolle relaties kan opbouwen met stakeholders
• Strategisch: je zorgt dat een nieuwe medewerker zich kan identificeren met de organisatie, met de missie, de structuur en de belangrijkste ontwikkelingen.

Een andere theorie geeft aan dat onboarding is onder te verdelen in vier C’s, namelijk

1. Compliance (wat zijn de regels in het bedrijf?)
2. Clarification (wat is de rol en wat zijn de verwachtingen over en weer?)
3. Culture (wat is de cultuur, wat is de missie en wat zijn de waarden?)
4. Connection (wat is de sociale structuur?)

Er is nog een vijfde C die veel HR mensen toevoegen: Check back. Hierin wordt gevraagd om een reactie op de beginperiode. Hoe gaat het met de nieuwe werknemer?

Bamboo HR heeft onderzoek gedaan naar wat nieuwe medewerkers willen in hun eerste week:

• 76 procent wil training op de werkvloer
• 73 procent wil informatie over de bedrijfsregels en het beleid
• 59 procent verwacht een rondleiding en toegang tot de benodigde systemen
• 56 procent wil graag een buddy of mentor

De meeste nieuwe medewerkers willen graag dat de manager het voortouw neemt bij de onboarding.

Hoe maak je een goed begin praktisch?

Bij een aantal van mijn opdrachtgevers is gekozen om deze beginperiode strak vorm te geven, zodat een nieuwe collega zich ook echt welkom voelt. Een checklist helpt daarbij. Wat voorbeelden?

De manager neemt voordat een nieuwe medewerker begint contact op of drinkt samen een kop koffie. Op de eerste dag ligt een inwerkprogramma klaar en wordt de nieuwe medewerker welkom geheten door een inwerkmaatje. Men kan meteen aan de slag met de systemen omdat de juiste autorisaties zijn geregeld. Natuurlijk is er een rondleiding en krijgt de nieuwe collega de belangrijkste informatie. Er zijn bedrijven die dit op ludieke wijze vormgeven met een spel of app. Binnen twee weken bezoekt de nieuwe medewerker een introductiedag, samen met alle nieuwe collega’s. En maakt zo nader kennis met het bedrijf. Bij het inwerken hoort ook een inhoudelijke training of opleiding om het vak of de werkwijze van de organisatie goed te beheersen. Wat erg belangrijk is dat er heel regelmatig contact is tussen manager en medewerker: om te weten hoe het gaat maar ook om te horen wat de nieuwe collega opvalt. Dat is essentiële informatie voor verbeterpotentieel van je starttraject maar ook van je organisatie! Maar vooral is het belangrijk door frequent contact te weten of je nieuwe medewerker, die je met zoveel moeite hebt weten te rekruteren, aan boord blijft.