‘Goede communicatie bij reorganisatie neemt al direct veel onrust weg’

Gepubliceerd: 4 maart 2025 | door Jeroen Mascini

Nienke Tolboom werkt negen jaar bij HR-dienstverlener en arbeidsbemiddelaar Rvdb, waarvan de laatste vijf jaar als people & culture consultant. In die rol helpt zij organisaties met hun strategische vraagstukken. ‘Ik ben ervan overtuigd dat je als organisatie pas echt succesvol bent als je niet alleen een sterke strategie hebt, maar ook een heldere visie op werkgeverschap waarin de mens centraal staat’, zegt Tolboom. ‘Als het gaat om duurzame veranderingen: bij Rvdb geloven we erin dat daar pas werkelijke ruimte voor ontstaat als mensen zich gezien, gehoord en geïnspireerd voelen.’

Waarom is communicatie misschien wel het belangrijkste aspect bij een reorganisatie?

‘Een reorganisatie brengt bijna altijd onzekerheid en onrust met zich mee. Of het nu gaat om ontslagen of alleen een andere manier van werken, mensen willen weten hoe de nieuwe organisatie eruit gaat zien, of ze nog een baan hebben, wat er straks van ze wordt verwacht en of ze dat kunnen. Heldere en transparante communicatie is cruciaal om die onrust te verminderen. Medewerkers zijn eerder bereid om mee te bewegen als ze begrijpen waarom de verandering nodig is en als zij betrokken worden bij de vormgeving van de nieuwe situatie.’

Wat versta je onder goede communicatie? 

‘Goede communicatie gaat verder dan alleen informeren. Het betekent ook luisteren en medewerkers ruimte geven voor inspraak. Dat vergroot niet alleen het draagvlak, maar levert vaak waardevolle inzichten op die het veranderproces verbeteren. Hoewel dat soms betekent dat plannen moeten worden bijgesteld, draagt het op de lange termijn bij aan een succesvolle en gedragen reorganisatie.’

Wat zijn de valkuilen?

‘Wij horen werkgevers vaak zeggen dat ze pas willen communiceren als alles uitgedacht is. Men wil geen slapende honden wakker maken. Vragen vanuit medewerkers worden vaak lastig gevonden, en geuite weerstand al helemaal. Maar juist als je vanaf het begin met medewerkers communiceert, kun je een groot deel van de onrust en onzekerheid wegnemen. En als je begrijpt waar de weerstand zit en waar die vandaan komt, weet je ook wat je nog te doen hebt. Een andere valkuil is onduidelijkheid over tijdlijnen. Ook als er nog geen nieuws is, is het goed om tussentijds updates te geven. Vertel medewerkers waar je staat en wees helder over wat je nog niet weet.’

Zijn er nog meer valkuilen?

‘Ja, een veelgemaakte fout is dat niet alle stakeholders worden betrokken. Zorg ervoor dat je iedereen in kaart hebt, ook degenen die indirect worden geraakt. Voor een sociaal veilige reorganisatie is zorgvuldigheid essentieel. Mensen moeten niet het gevoel krijgen dat anderen worden voorgetrokken of dat er een schijnproces bestaat.

Daarnaast wordt er vaak onvoldoende nagedacht over de begeleiding van medewerkers na de reorganisatie. Denk vooraf na over de opvang, de logistiek en de afspraken over het delen van informatie. Soms is een tijdelijk embargo nuttig, zodat direct betrokkenen als eerste worden geïnformeerd. Zorg er dan voor dat het embargo niet te lang duurt, en geef duidelijk aan met wie zij in die periode wél mogen spreken.’

Hoe bereik je als HR-professional dat dat allemaal goed gaat?

‘Communicatie ligt in beginsel bij de werkgever. Daarnaast spelen leidinggevenden een belangrijke rol; zij staan in nauw contact met hun mensen, krijgen de meeste vragen en vangen eventuele weerstand op. Voor hen is het niet alleen belangrijk dat ze regelmatig communiceren en een heldere boodschap hebben, maar ook dat ze simpelweg aanwezig zijn, niet alleen fysiek maar ook mentaal. Dus oprecht inchecken, écht luisteren en de tijd nemen om zich in te leven in de gemoedstoestand van de ander.

Als HR-professional heb je een belangrijke rol in het adviseren en begeleiden van werkgever en leidinggevenden zodat de reorganisatie op een menselijke manier wordt doorgevoerd. HR kan helpen emoties en weerstand te begrijpen en kan adviseren bij het bepalen van interventies. Daarbij heeft HR een belangrijke ondersteunende en adviserende rol bij de te volgen processen en de communicatie daarover. HR draagt bij aan een zorgvuldig, eerlijk en transparant proces, zodat iedereen tijdens een reorganisatietraject dezelfde boodschap ontvangt en gelijke kansen krijgt.’

Kun je als organisatie al actie ondernemen als er nog geen sprake is van een grote verandering?

‘Zeker. Allereerst door een lerende cultuur te creëren waardoor mensen gemakkelijker inspelen op veranderingen. Denk vooruit en ontwikkel verschillende scenario’s voor toekomstige veranderingen. Bedenk wat je nodig hebt in termen van competenties en capaciteiten. Door opleidingsprogramma’s aan te bieden die daarop aansluiten zorg je ervoor dat een verandering meer organisch verloopt, en dat de daadwerkelijke verandering minder impact heeft. Wees ook daarbij transparant in je communicatie. Als je nu al weet dat een bepaalde functie waarschijnlijk verdwijnt, bereid de functiehouder daar dan op voor. Dat zijn vaak lastige gesprekken die mogelijk veel emoties oproepen, maar door ze wel te voeren bied je de mensen de gelegenheid om er nu alvast op te anticiperen en kun je hen begeleiden naar een andere plek.’ 

Kun je een praktijkvoorbeeld geven van een reorganisatie waarbij jullie mensen actief betrokken?

‘Bij een van onze opdrachtgevers functioneerde een afdeling onvoldoende. Zowel andere afdelingen als de medewerkers binnen de afdeling zelf waren ontevreden. Wij hebben er toen voor gekozen de medewerkers binnen de afdeling actief te betrekken bij het schetsen van de gewenste situatie. In werksessies waarbij de gehele afdeling aanwezig was, hebben we ze laten nadenken over de gewenste dienstverlening, de bijbehorende afdelingsstructuur en de rollen en verantwoordelijkheden per functie. Het was daarbij aan ons de taak om mensen uit te dagen niet vanuit eigen belang te denken. De input hebben we meegenomen in het nieuwe ontwerp. Dat betekende voor sommigen dat hun functie ingrijpend was gewijzigd en voor anderen dat de functie zelfs kwam te vervallen. Let er als je dat doet wel op dat je de OR goed meeneemt, en probeer met de ondernemingsraad af te stemmen dat je mensen al mag informeren over het voorgenomen besluit onder voorbehoud van het positieve OR-advies. Anders loopt de onrust juist weer op.’

Hierover geef je samen met je Rvdb-collega Karen den Hartog een webinar. Waarom is dat webinar voor elke HR-pro onmisbaar?

‘Als HR-professional speel je een cruciale rol bij een reorganisatie en de communicatie daarover, en kun je een groot verschil maken. Een reorganisatie kan snel als erg onveilig worden ervaren. In het webinar gaan we dieper in op hoe je een reorganisatie op een sociaal veilige en menselijke manier vormgeeft en wat je daar als HR-professional in kunt doen.’