Rol en positie van de HR-businesspartner

Wat houdt HR-businesspartner in?

De rol en positie van HR staan eigenlijk altijd ter discussie. Wat is de toegevoegde waarde van de afdeling HR? Kost HR alleen maar geld of levert het ook iets op? Hoort HR nu aan de directietafel of niet? Toch lijkt er wel steeds meer consensus te ontstaan over de rol en toegevoegde waarde van HR: HR hoort aan de directietafel, HR hoort invloed uit te oefenen op het organisatiebeleid, het HR-beleid moet zijn afgeleid van de organisatiestrategie en een duidelijke bijdrage leveren aan de realisatie van de doelen van een organisatie. Kortom, HR behoort de rol van HR-businesspartner te vervullen. De artikelen in de vakbladen en de vacaturetitels binnen het vakgebied onderstrepen dit beeld. De HR-businesspartner verovert steeds meer terrein.

Het HR-vakgebied heeft zich ontwikkeld van een aanvankelijk beherende rol (personeelsadministratie) naar een ondersteunende (personeelsbeheer), naar beïnvloedende (personeelsmanagement) en uiteindelijk naar een medebepalende rol (HRM).

Competenties van de HR-businesspartner

Van een HR-businesspartner worden andere competenties gevraagd dan van de meer traditionele rollen als bijvoorbeeld HR-functionaris. De belangrijkste competenties van een HR-businesspartner zijn de volgende.

• Analytisch: onderkent problemen en mogelijke oorzaken, ziet samenhang tussen verschillende onderwerpen en behoudt daarbij het overzicht.
• Visie ontwikkelen: in staat om op basis van de gewenste veranderingen en gestelde doelen een visie en strategie te formuleren.
• Oordeelsvorming: kan op basis van de beschikbare informatie de juiste conclusies trekken.
• Ondernemend en proactief: wacht ontwikkelingen niet af, maar onderneemt zelf actie. Geeft gevraagd en ongevraagd advies.
• Resultaatgericht: is gericht op het behalen van resultaten en doelen. Stelt acties eventueel bij om doelen alsnog te behalen.
• Omgevingsbewust: kent de ontwikkelingen binnen het eigen werkveld en speelt daarop in. Heeft oog voor ontwikkelingen binnen de branche van de eigen organisatie.
• Interpersoonlijke effectiviteit/sensitiviteit: is zich bewust van anderen, hun behoeften en verwachtingen. Past eigen gedrag hierop aan.
• Overtuigingskracht: in staat om anderen te overtuigen van eigen ideeën, voorstellen etc. Houdt daarbij rekening met mogelijke weerstanden van anderen.

Hoe word je HR-businesspartner?

Er is geen ‘recept’ voor het worden van HR-businesspartner. Er zijn echter wel een aantal praktische vuistregels die helpen om die rol dichterbij te brengen. Hierbij geldt wel dat de adviseurs en leidinggevende van een afdeling HR, afhankelijk van de rol, in meer of mindere mate moeten beschikken over de genoemde competenties. Daarnaast moet er onder het management draagvlak zijn voor een dergelijke invulling van de afdeling HR.

Vuistregels voor de invulling van de rol van HR-businesspartner.

1. De basis, zoals de HR- en salarisadministratie, moet op orde zijn.
2. Zorg voor voldoende draagvlak onder de directie en de rest van het management. Bespreek de plannen en ideeën en geef inzicht in de voordelen van deze nieuwe manier van werken. Geef daarbij ook duidelijk aan wat de rolverdeling is tussen het management en de afdeling HR. Zo worden verrassingen als ‘Daar is HR toch voor?’ voorkomen.
3. Het is van belang om in een vroegtijdig stadium te worden betrokken bij de organisatiestrategie. De afdeling HR hoort niet alleen wat de plannen zijn, maar kan dan ook meepraten over de plannen, invloed uitoefenen en bijvoorbeeld scenario’s doorrekenen. Bij voorkeur rapporteert de HR-manager of HR-directeur aan de algemeen directeur.
4. Stem de invulling van de verschillende HR-rollen goed af voordat daadwerkelijk de omslag wordt gemaakt en gecommuniceerd. Vergeet bij dit laatste ook de werknemers niet.
5. Ga na of het management echt klaar is voor verandering. Vaak wordt wel gezegd dat de verandering gewenst is, maar blijkt uit gedrag dat men de huidige situatie eigenlijk wel prima vindt.
6. Probeer te leren van andere organisaties, hun ervaringen en belangrijke ‘lessen’. Lees artikelen in de vakbladen en probeer eventueel bij een andere organisatie op bezoek te gaan.
7. Ken de business. Blijf niet achter het bureau zitten, maar loop een keer mee op de verschillende afdelingen. Dit vergroot het inzicht in de processen en de mensen (leidinggevenden en werknemers) op de afdelingen.
8. Werk aan een vertrouwensrelatie door te zorgen voor een goede basis (administratie op orde en afspraken nakomen) en neem eens de ruimte voor een gesprek ‘met de benen’ op tafel. Toon hierbij interesse in het management, de dilemma’s en thema’s die mogelijk spelen. Bij dit soort gesprekken wordt geen gebruik gemaakt van een agenda. Juist deze informele gesprekken vergroten het inzicht, bieden ruimte voor de zaken die er echt toe doen en dragen bij aan het vergroten van vertrouwen.
9. Wees proactief: speel in op de actuele strategie en thema´s. Benoem bijvoorbeeld wijzigingen in wet- en regelgeving en de wijze waarop de organisatie daar zo effectief en efficiënt mogelijk mee om kan gaan of zelfs kan profiteren.
10. Werk met businesscases. Dat hoeft wellicht niet voor elk onderwerp. Het kan echter veel discussies vergemakkelijken door inzicht te geven in de kosten en opbrengsten van een investering. Voorbeeld: in slechte economische tijden lijkt het soms verstandig om werknemers te ontslaan. Maar is er weleens stilgestaan bij de kosten van het aantrekken en inwerken van nieuwe werknemers? Zo’n berekening kan ertoe leiden dat er andere keuzes worden gemaakt en naar creatieve oplossingen wordt gezocht.
11. Er bestaan verschillende ontwikkeltrajecten voor de afdeling HR. Maak daar zo nodig gebruik van. Het model van Ulrich kan daarbij een goede houvast bieden.

Past het businesspartnermodel bij iedere organisatie?

In theorie past het HR-businesspartnermodel bij iedere organisatie. De praktijk is echter weerbarstiger. Om te bepalen of deze rol toepasbaar is binnen de eigen organisatie moet gekeken worden naar het huidige niveau waarop de afdeling HR nu functioneert en de visie op HR. Verder kan het doorlopen van de vuistregels helpen bij het beantwoorden van deze vraag.