‘Sociale veiligheid is cruciaal voor het succes van transformaties’

Gepubliceerd: 4 maart 2025 | door Jeroen Mascini

HR speelt een belangrijke rol bij de sociale veiligheid in transformaties, zegt Karen den Hartog, people & culture consultant bij Rvdb. ‘Creëer controle en inspraak voor je werknemers als er veranderingen zijn in de organisatie.’

Karen den Hartog werkt inmiddels zes jaar bij Rvdb, een arbeidsbemiddelaar en HR-dienstverlener met kantoren in Amsterdam en Eindhoven. Ze begon als interim HR-adviseur en HR-business partner bij verschillende bedrijven en is sinds tweeënhalf jaar werkzaam als people & culture consultant bij Rvdb. ‘Ik heb die overstap gemaakt omdat ik merkte dat ik energie krijg van strategisch en projectmatig werken. De mogelijkheid om bedrijven te helpen hun medewerkers meer centraal te stellen en hen te kunnen begeleiden in deze verandering vind ik erg belangrijk in mijn werk.’

We hebben het hier over sociaal veilig transformeren; wat versta je daaronder?

‘Ik zoom daarvoor graag in op de term “sociaal veilig”. Sociale veiligheid is dat wat de organisatie allemaal aanbiedt qua processen, beleid en protocollen, waardoor medewerkers bij problemen, vragen of uitdagingen weten bij wie ze moeten zijn en wat ze kunnen doen. Dat draagt samen bij aan het gevoel van controle en inspraak van medewerkers. Beide zijn belangrijke elementen in onzekere situaties zoals een grote verandering in een organisatie. Een organisatietransformatie gaat nu eenmaal vaak hand in hand met gevoelens van onzekerheid en onveiligheid. Hoe zorg je er in zo’n onrustige periode voor dat medewerkers ook een gevoel van controle en inspraak hebben? Daar gaat sociaal veilig transformeren voor mij over.’

Waarom is die sociale veiligheid zo belangrijk in een transformatie?

‘Niet alle transformaties zijn succesvol. En dat komt vaak doordat de werknemers niet goed zijn meegenomen in de transformatie, terwijl zij degenen zijn van wie ander gedrag of een andere werkwijze wordt verwacht. Mensen zijn simpelweg nodig om een transformatie te laten slagen. Als je geen oog hebt voor de mensen tijdens een verandering en geen transparante processen inricht, is de kans groot dat een transformatie niet slaagt en de ontevredenheid toeneemt. Daarnaast leiden onzekerheid en onveiligheid tot een hoger verloop, een lagere betrokkenheid en een hoger verzuim. Voor zowel de organisatie als de medewerkers is het goed inrichten van menselijke processen tijdens een transformatie daarom essentieel.’

Wat zijn de randvoorwaarden voor sociaal veilig transformeren?

‘Controle en participatie zijn de kernwoorden, ik zei het net al. Zorg ervoor dat medewerkers zich gehoord voelen, dat ze inspraak kunnen hebben waar mogelijk en dat er, waar dat niet kan, duidelijk wordt gecommuniceerd over de keuzes die worden gemaakt.’

Waar kan het misgaan?

‘Inherent aan een transformatie is dat medewerkers de organisatie verlaten. Bijvoorbeeld omdat ze zich niet herkennen in de nieuwe weg die de organisatie inslaat. Een risico van een transformatie waarbij medewerkers zich niet gehoord en erkend hebben gevoeld, is echter ook dat medewerkers vertrekken die wél zouden passen in de nieuwe organisatie. Als er te weinig of te onduidelijke communicatie rondom de transformatie is geweest, of de processen waren niet op een transparante manier ingericht, zullen ook de medewerkers die je nodig hebt bij de nieuwe koers de organisatie achter zich laten. Een ander risico van een niet-sociaal veilige transformatie is juist dat medewerkers blijven, maar niet meewerken aan de verandering omdat ze het niet snappen, het er niet mee eens zijn of zelfs het gevoel hebben dat de organisatie tegen hen is.’

Kun je als organisatie al actie ondernemen als er nog helemaal geen sprake is van een transformatie of reorganisatie?

‘Zeker. Het inrichten en consequent opvolgen van processen die je medewerkers meer controle en inspraak geven, is iets wat organisaties continu zouden moeten doen. Juist door het inrichten en consequent opvolgen van deze processen, hebben medewerkers het vertrouwen dat er met de juiste intentie wordt gehandeld en dat de medewerkers altijd zullen worden betrokken in het proces. Op die manier maak je een grotere transformatie ook minder spannend en dus veiliger.’

Kun je een praktijkvoorbeeld geven?

‘Ik ben betrokken geweest bij een transformatietraject waarin sprake was van het afschalen van een afdeling van honderdvijftig naar vijftig medewerkers. Alhoewel dat tot veel spanning leidde, werd er ook continu gecommuniceerd, werden er wekelijks updates gegeven en werd er een speciaal reorganisatieteam samengesteld waar medewerkers terechtkonden met al hun zorgen en vragen. Vooral het initiatief van dat speciale team waarbij medewerkers altijd terechtkonden, werd tijdens die periode als heel waardevol ervaren.’

Welke tips heb je nog meer voor HR-professionals?

‘Omdat transformaties vaak ontstaan uit een bepaalde urgentie is de wens van de organisatie vaak om een transformatie zo snel mogelijk door te voeren. Als HR ben je er onder andere voor om de human experience tijdens dat proces niet uit het oog te verliezen. Alhoewel er vaak weinig tijd is om een verandering door te voeren, hoeft dat niet te betekenen dat de medewerkers niet worden meegenomen in de verandering. Met een transformatie die halsoverkop wordt doorgevoerd, win je vaak wel tijd op de korte termijn. Maar op de lange termijn kost het vaak juist meer tijd en geld om iedereen weer op één lijn te krijgen. Als HR-afdeling kun je het management daarvan bewust maken en ervoor zorgen dat de juiste stappen worden gezet.’

Hierover geef je samen met je Rvdb-collega Nienke Tolboom een webinar. Waarom is dat webinar voor elke HR-pro onmisbaar?

‘Elke organisatie krijgt vroeg of laat te maken met veranderingen. Komt er bij jou een organisatietransformatie aan, zit je er middenin of wil je meer weten over hoe je dat in de toekomst kunt aanpakken? Zorg er dan voor dat je dit webinar bijwoont om de juiste stappen te kunnen zetten in een mensgerichte en sociaal veilige transformatie.’