Hoe verandermanagement in HR optimaal te benutten

Gepubliceerd: 12 augustus 2024 | door Natasha K. A. Wiebusch, Brightmine Marketing Content Manager

Sinds 2020 hebben werkgevers en werknemers maar al te goed geleerd dat het citaat van Heraclitus uit het oude Griekenland nu relevanter is dan ooit. Hij zei: “Het enige dat constant is, is verandering.”

Om veranderingen het hoofd te bieden en een grotere impact op het bedrijf te hebben, moet human resources zijn eigen strategieën voor verandermanagement benutten.

In dit artikel onderzoeken we hoe HR veranderingen vormgeeft en op de hoogte blijft, welke methoden HR kan gebruiken om met verandering om te gaan, en nog veel meer.

Wat is verandermanagement in de HR?

Verandermanagement is het systematische proces van het voorbereiden van een organisatie op verandering in haar strategie, processen en/of praktijken. Het heeft vaak invloed op meerdere bedrijfsfuncties en vereist cross-functionele samenwerking om succesvol te zijn.

Een belangrijke bedrijfsfunctie waar verandering vaak invloed op heeft, is de menselijke functie. Verandermanagement in HR houdt in dat de organisatie en medewerkers worden voorbereid op transformatie in de personeelsstrategie, het beleid of de praktijken.

HR heeft een nauwe relatie met de bredere verandermanagementstrategie van een organisatie, omdat veel ontwikkelingen in de organisatie de steun en betrokkenheid van HR vereisen. Omdat mensen centraal staan in een organisatie, wordt HR in feite een agent van verandering.

Verandermanagement als projectmanagement

Het uitvoeren van de HR-functie in tijden van verandering is een complex proces. HR-leiders moeten helpen de organisatie in een nieuwe richting te sturen, wat tijd, communicatie, planning en coördinatie vereist. Om structuur te bieden aan wat een chaotische stroom van transformatie kan worden, is het nuttig om verandermanagement door een projectmanagementlens te bekijken.

Verandermanagementprojecten vereisen, net als andere projecten, dat u belangrijke projectelementen vaststelt, zoals:

Draagkracht

Het vaststellen van de reikwijdte van een verandermanagementproject helpt leiders om de omvang van het project te bepalen. Het zal u ook helpen de juiste doelen te stellen.

Eigendom

HR, andere leiders, managers en werknemers uit het hele bedrijf hebben een rol te spelen in verandermanagement. In het begin is het vaststellen van rollen en verantwoordelijkheden op een manier die samenwerking vergemakkelijkt de sleutel tot succes.

Doelen en doelstellingen

Geen enkel project is compleet zonder doelen en doelstellingen om de inspanningen te helpen sturen. Doelen, die op langere termijn zijn, leveren de organisatie de gewenste resultaten op. Doelstellingen, aan de andere kant, bieden controlepunten om leiders te helpen ervoor te zorgen dat ze op de goede weg zijn.

Planningen

Deadlines zijn uiterst belangrijk voor verandermanagementprojecten. Te veel tijd in het ongewisse doorbrengen kan ertoe leiden dat de organisatie na verloop van tijd achterop raakt of verliezen lijdt.

Een begroting

Budgetten voor verandermanagementprojecten zijn afhankelijk van de schaal. Voor een audit van het HR-beleid zijn bijvoorbeeld lang niet zoveel middelen nodig

Projectmanagementstrategieën helpen de organisatie ook om de weerstand van werknemers en in sommige gevallen van klanten te overwinnen. Weerstand is een natuurlijk neveneffect van verandermanagementprojecten, aangezien werknemers en leiders zich over het algemeen meer op hun gemak voelen bij de status-quo.

Om te voorkomen dat weerstand vooruitgang in de weg staat, is communicatie vanuit de leiding van het grootste belang. Medewerkers, klanten en andere belanghebbenden zullen het volgende willen begrijpen:

• De reden voor de verandering.
• De impact ervan op hen.
• Hoe het aansluit bij de missie en doelen van de organisatie.
• De voortgang van de organisatie.

Volgens professor Tracy MacGowan is de sleutel tot het navigeren door weerstand het behouden van perspectief.

“Bedenk hoe lang het duurt (als persoon) om een blijvende, significante verandering in je eigen leven aan te brengen,” zegt ze, “en pas vervolgens de natuurlijke antwoorden op je vragen toe op de uitdagingen waarmee je wordt geconfronteerd met huidige verandermanagementprojecten.”

Houd hier rekening mee wanneer weerstand (of het extreem trage tempo van verandering) op jou als HR-leider begint te slijten. Sommige blijvende veranderingen vinden binnen enkele weken plaats, andere duren tientallen jaren om te maken – maar verandering is niettemin de moeite waard.

Voorbeelden van verandermanagement in HR

Organisaties veranderen voortdurend, op verschillende manieren. Sommige van deze veranderingen zijn zo natuurlijk voor de gang van zaken dat ze onder de radar kunnen vliegen. Ze zijn echter niettemin aan het veranderen. Hieronder volgen veelvoorkomende voorbeelden van verandermanagement in HR:

• Bouwen aan een flexibel werkbeleid.
• Onboarding/offboarding van C-suite leiders.
• Het lanceren van een nieuwe HR-software of bedrijfsgerelateerde tool over meerdere afdelingen heen.
• Navigeren door veranderingen in wetgeving en arbeidsrecht.
• Aannemen en bevorderen van nieuwe managers.
• Het beheren van externe personeelsfactoren, zoals tekorten aan arbeidskrachten of de wens van sollicitanten om op afstand te werken.
• Het openen van een nieuw kantoor in een land dat gloednieuw is voor uw bedrijf.
• Het ondergaan van een fusie en/of overname.

In veel gevallen zullen HR-managementteams andere teams ondersteunen bij het navigeren door hun eigen verandering. Product- en marketingleiders zullen bijvoorbeeld vaak nieuwe product- of dienstenaanbiedingen sturen, maar HR zal ervoor moeten zorgen dat het bedrijf over de juiste mensen beschikt om hun go-to-market-strategie met succes te implementeren.

Hoe draagt HR bij aan verandermanagement?

De rol van HR in verandermanagement hangt af van het project. In grote lijnen draagt HR bij aan verandermanagement in de organisatie door bruggen te slaan tussen de organisatie en haar mensen. Als aanjager van verandering zal HR het voortouw nemen om ervoor te zorgen dat werknemers, managers en andere leiders op één lijn zitten en voorbereid zijn om nieuwe verantwoordelijkheden op zich te nemen.

Met name in tijden van groei, technologische vooruitgang of andere veranderingen kan HR het volgende nodig hebben:

• Neem nieuw talent aan of voer ontslagen uit.
• Leiding geven aan opvolgingsplanning.
• Voer vaardigheidsbeoordelingen uit.
• Creëer en beheer trainingen voor nieuwe medewerkers.
• Pas beleidsregels, personeelshandboeken en andere HR-documenten aan of maak ze op.
• Controleer de belangrijkste prestatie-indicatoren van HR.

In sommige gevallen zorgt HR er ook voor dat de organisatie veranderingen consistent en duidelijk communiceert naar interne belanghebbenden. Dit is vaak afhankelijk van de grootte van de organisatie en of deze een interne communicatieafdeling heeft.

Daarnaast helpt HR bij het verkrijgen van buy-in van belangrijke belanghebbenden, waaronder de C-suite, IT en bedrijfscommunicatie. Omdat verandermanagement cross-functionele samenwerking vereist, is het vermogen van HR om verbindingen met andere afdelingen op te bouwen van cruciaal belang.