Vitalis : ‘Tegen een robot kun je makkelijker nee zeggen’

Gepubliceerd: 25 november 2024 | door Annet Maseland

Wanneer een collega zich ziek meldt en niet kan komen werken, kijkt de roosterverantwoordelijke wie beschikbaar is en gaat vervolgens het bekende lijstje af. Er wordt een verzoek gestuurd naar de pool van flex-medewerkers. Maar vaak lukt het niet om op deze manier de gaten in de roosters te dichten, zo blijkt uit de ervaring van veel zorginstellingen.

“Als een collega uitvalt, geeft dat extra drukte op de werkvloer. Daarnaast voelen medewerkers ook druk om te komen werken als er een gat valt in het rooster,” vertelt Wies van Haaren, projectleider innovatie bij Vitalis, een zorgorganisatie met 23 locaties verspreid over de regio’s Eindhoven, Geldrop en Heerlen.

Uit het bevlogenheidsonderzoek bij Vitalis bleek dat de uitval van collega’s de grootste stressfactor op het werk was, zegt Van Haaren. “We wilden iets doen aan die acute roosterverstoringen.”

Hoe werkt de robot?

Van Haaren ging samen met roosterverantwoordelijken en planners om de tafel. “Alle oplossingen lagen open.” De oplossing vonden ze uiteindelijk in het automatiseren van alle handmatige acties. Samen met IT-specialist Ciphix bouwde Vitalis een eigen verstoringsrobot genaamd Rob Otmans.

De robotsoftware lost verstoringen vanaf 72 uur voor aanvang op. Medewerkers geven op voorhand in de rooster-app aan of ze wel of niet beschikbaar zijn om te werken. Wanneer een dienst uitvalt, kijkt Rob welke mensen willen werken en of zij bekwaam en bevoegd zijn voor de dienst. Daarbij stuurt de robot altijd eerst een melding naar het eigen team. Medewerkers kunnen het verzoek negeren of aannemen.

Nieuw is dat er ook buiten het team wordt gezocht, legt Van Haaren uit. “Naarmate de start van de dienst nadert, wordt er in een steeds bredere kring gezocht; eerst onder de flex-medewerkers en de laatste 24 uur onder alle beschikbare en gekwalificeerde medewerkers.”

Een ander probleem dat de robot oplost, is de uitbreiding van contracturen. Van Haaren: “Medewerkers die grotere contracten wilden, konden dat niet altijd in hun eigen team verwezenlijken. Hoe mooi is het dat je deze medewerkers toch kunt binnenhouden en een contract kunt aanbieden naar hun wens. Dankzij de robotsoftware is het nu veel makkelijker voor medewerkers om extra uren te werken op andere afdelingen. Zij kunnen zelf openstaande diensten bekijken en pakken.”

Hoe verliep de overgang naar de nieuwe technologie?

Het leren werken met de app was geen probleem, vertelt Van Haaren. “De technologie is absoluut niet moeilijk. Het stelt niet meer voor dan een paar klikjes in een app. Het was vooral wennen aan het feit dat je technologie inzet. Het loslaten van de controle was voor de medewerkers de grootste uitdaging. Voorheen hadden ze een lijstje met mensen om te bellen. Dat was tastbaar. Nu moesten zij dat proces uit handen geven aan technologie.”

Managers moesten ook leren omdenken. “Sommigen vonden het lastig dat hun medewerkers ook bij een ander team gingen werken. Het nieuwe aan dit proces is dat je niet alles binnen je eigen team, maar breder met elkaar de problemen oplost. Dat was spannend. Het duurt ook even voordat je durft te vertrouwen op de technologie, dat het ook echt werkt. Dat vertrouwen is enorm belangrijk. Want je moet het wel met z’n allen doen, anders werkt het niet. Na ruim een jaar ermee werken, ziet iedereen de voordelen.”

Wat zijn de resultaten?

De robot heeft inmiddels duizenden verstoorde diensten opgelost. Waar vroeger het gros van de verstoorde diensten open bleef, worden ze nu vrijwel allemaal opgelost zonder dat er een medewerker tijd mee kwijt is.

In de oude situatie was het rondkrijgen van het rooster een teamgebeuren. Nu is iedereen zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van de voorkeuren en beschikbaarheid. Voor Van Haaren schuilt daarin een groot voordeel. Want tegen een robot kan je makkelijker nee zeggen. “En dat is nu precies wat we willen. Dat verlaagt de druk en de stress, omdat medewerkers niet meer gebeld of geappt worden. Zo verbind je mensen langduriger aan je organisatie.”

Vitalis is nu een nieuw bevlogenheidsonderzoek aan het doen. Van Haaren is enorm benieuwd naar de uitkomst. Toch weet ze nu al zeker dat er “een bakje ellende bij de medewerkers is weggegaan.”

Tip! Hoewel de applicatie Rob Otmans voor Vitalis is ontworpen, is de robot voor elke zorgorganisatie toepasbaar.