Employee well-being programma Shell Nederland

Gepubliceerd: 30 juli 2020 | door Redactie

Kim Duffhuis is Employee Relations advisor bij Shell in Nederland. Ze is gestationeerd op de locatie van Shell in Rijswijk, waar ongeveer 1.200 werknemers werken, onder wie 270 lijnmanagers. Haar taken zijn divers en hebben veelal te maken met het begeleiden van complexe individuele personele zaken zoals langdurig zieken maar ook onderpresterende medewerkers, onderzoek bij wangedrag, arbeidsdisputen en ontslagzaken. ‘Een groot deel van mijn werktijd besteed ik aan de begeleiding van werknemers die langer dan 40 weken ziek zijn’, vertelt Kim. ‘Taken als het starten van een arbeidsdeskundigenonderzoek en het bijhouden van de re-integratiedossiers zitten in mijn pakket, evenals het onderhouden van contact met de langdurig zieke werknemers en de medische dienst.’

De functie zit Kim als gegoten. Niet alleen vanwege haar persoonlijke interesse in (mentale) gezondheid, maar ook vanwege de meerwaarde die ze kan leveren voor de zieke werknemers. ‘Ik voer veel gesprekken met de werknemers die bij mij komen. Ik wil er alles aan gedaan hebben om te kijken of iemand kan terugkeren in eigen werk. Lukt dat uiteindelijk niet, dan begeleid ik de werknemer volledig bij de WIA-aanvraag. Het is voor werknemers psychologisch vaak zwaar dat terugkeer in het eigen werk er niet meer in zit. Ik vind het belangrijk dat ik de werknemer dan een waardig afscheid van het werkzame leven en van Shell heb kunnen geven, waarbij iemand zich gehoord voelt en blij is met de persoonlijke begeleiding.’

Employee well-being modules voor lijnmanagers

Samen met 7 andere Employee Relations advisors en een teamleider werkt Kim binnen Shell Nederland op verschillende manieren aan het welzijn van de werknemers. Zo verzorgt het HR-team jaarlijks verschillende modules om lijnmanagers te ondersteunen in hun taken. De modules hebben thema’s zoals duurzame inzetbaarheid of ‘stress awareness’.

In de module over stress leren de lijnmanagers hoe ze stress kunnen herkennen bij werknemers. Dat is namelijk soms heel lastig, legt Kim uit. ‘Veel werknemers zijn erg gedreven in hun werk. Ze nemen, in hun werk en privé, teveel hooi op hun vork en kunnen hierdoor teveel stress ervaren. Om langdurig uitval te voorkomen, is het dan belangrijk dat de werknemer ruimte en ondersteuning krijgt om het leven weer op de rit te krijgen. Lijnmanagers zijn het daar niet altijd mee eens. Ze denken bijvoorbeeld dat de werknemer de kantjes ervan afloopt. Ze zien niet wat er werkelijk aan de hand is met de werknemer, namelijk dat deze lijdt onder stress. Mensen die lange tijd stress ervaren kunnen compleet andere mensen worden, maar het is voor buitenstaanders niet altijd duidelijk dat stress het gedrag veroorzaakt. In de modules leren de lijnmanagers hoe ze de juiste vragen kunnen stellen, en hoe ze op deze manier kunnen ontdekken hoe het werkelijk met iemand gaat en of iemand hulp nodig heeft.’

In de modules krijgen de lijnmanagers verschillende tools aangereikt. ‘We geven ze bijvoorbeeld een kaart met vragen om het gesprek met een werknemer op gang te brengen. Tijdens de sessies oefenen de lijnmanagers daar in tweetallen mee. Je ziet dan, dat sommigen geneigd zijn om daar heel mathematisch mee om te gaan. Ze gaan netjes alle vragen af. Ze zijn bang dat ze dingen niet mogen vragen. Maar het voeren van zo’n gesprek is geen ‘tick in the box exercise’. Het geeft ideeën hoe je contact maakt met mensen en meer te weten komt over diegene. Daar oefenen we dan mee.’

Een veilige sfeer creëren

De sessies worden bezocht door managers uit verschillende disciplines die elkaar vaak niet kennen. Als facilitator besteed je daarom veel aandacht aan de sfeer tijdens de modules. ‘Sommige managers vinden het spannend om met collega’s over hun gevoel te praten. We doen dan eerst een oefening om aan elkaar te wennen. We laten bijvoorbeeld foto’s zien en vragen waar de managers aan moeten denken. Op die manier komen de meer persoonlijke verhalen los. Daarna durven de managers vaak meer te vertellen, bijvoorbeeld over momenten dat zij zelf stress voelden.’ Nu in coronatijden bieden we de modules virtueel aan, we proberen met interactieve tools zoals Menti een interactieve sessie neer te zetten.

Inbreng van lijnmanagers

Tijdens de sessies is er veel ruimte voor persoonlijke inbreng van de lijnmanagers. ‘We kijken altijd wat voor kennis er in de groep zit. De lijnmanagers kunnen ervaringen uitwisselen. Ze kunnen aan elkaar vragen: hoe vlieg jij het aan, als iemand niet wil praten over privézaken? Hoe vorm je een band met iemand? Hoe lijm je gebroken vertrouwen? We laten de managers oplossingen uitwisselen, maar we reiken ook oplossingen aan; merk je als manager bijvoorbeeld dat je zelf niet de juiste persoon bent om iemand te helpen, zorg dan dat diegene weet waar hij of zij terecht kan. Denk aan een buddy, een andere lijnmanager, of een vertrouwenspersoon.’

Aandacht voor theorie

De modules bevatten altijd een theoretisch deel. ‘We nodigen bijvoorbeeld een verpleegkundige van de medische dienst uit om te laten zien wat stress met je doet, deze legt dan uit wat er gebeurt in je hersenen bij gevaar: je voelt angst. Hierdoor kun je minder goed nadenken en ga je anders handelen. Voel je dit continu, dan kan dit leiden tot gezondheidsproblemen, zoals stress en burn-out.’

Ook komt het ‘job demands-resources model’ aan bod van emeritus hoogleraar arbeids- en organisatiepsychologie Wilmar Schaufeli. Deze theorie gaat er – kort gezegd- vanuit dat werkstress het gevolg is van een scheve balans tussen wat een baan van je vraagt (job demand) en de middelen die je hebt om die taken uit te voeren (resources).

Een andere theorie waar binnen Shell aandacht aan wordt besteed, is die van psychologe Carol Dweck over de mindset van werknemers. ‘Bij Shell ligt de focus van oudsher op veiligheid’, licht Kim toe. ‘Proces safety en de naleving van procedures staan voorop. Bij een ongeval of andersoortige problemen op de werkvloer spelen menselijke fouten vaak een rol. De focus is daarom de laatste jaren meer komen te liggen op ‘psychological safety’. We willen een werkomgeving creëren, waarin werknemers problemen in de werkomgeving aan durven te kaarten. De mindset van mensen is daarbij belangrijk. Mensen met een fixed mindset voelen zich sneller slachtoffer van een situatie, of ze zijn bang om te falen en ze zullen daardoor niet snel ingrijpen. Binnen Shell willen we de growth mindset stimuleren en werknemers leren hoe ze naar de wereld kunnen kijken en hoe ze zelf de regie kunnen pakken.’

‘I’m not OK’-toolkit

De rol van HR en de lijnmanagers is belangrijk in het creëren van een ‘caring environment’. Maar ze kunnen natuurlijk niet alles oplossen, voegt Kim toe. ‘We zeggen altijd tegen de lijnmanagers: je bent geen psycholoog, er is een grens in wat jij kan doen. Maar stel wel altijd de zorgvraag. Geef iemand op verschillende momenten de ruimte om te praten.’

Deze ruimte om te praten, krijgen de medewerkers ook op de interne Wall of fame. Hier delen zij hun eigen verhaal over een periode dat het minder goed met ze ging, en wat hen heeft geholpen er weer bovenop te komen. De verhalen maken deel uit van de I’m not OK-toolkit waar alle werknemers toegang toe hebben. In deze toolkit staan resources hoe je zelf om kunt gaan met mentale klachten, maar ook tips voor lijn managers of collega’s als zij vermoeden dat een collega mentale klachten heeft.

Coaching en work-life balance

Kim maakt in haar werk verschillende gezondheidsklachten mee bij werknemers. Het kan gaan om fysieke problemen, maar iemand kan ook een burn-out hebben, een depressie, of tijdelijk lijden onder stress door bv. een scheiding of opvoedproblemen. De functie kan daardoor emotioneel belastend zijn. Kim en haar collega’s letten dan ook op de eigen mentale gezondheid. ‘We kijken geregeld naar onze eigen ‘work life balance’. In gesprekken met werknemers horen wij veel vervelende dingen, mensen maken vreselijke dingen mee. Het is dan goed om niet te veel van dat soort gesprekken op een dag te plannen. En om – als er thuis iets speelt – dit te bespreken met de collega’s.

De HR-professionals kunnen daarbij -net als de werknemers- gebruik maken van coaching. ‘Bij Shell kunnen alle werknemers 24/7 gratis coaching krijgen bij de externe organisatie Resilians. Deze gesprekken kunnen over allerlei zaken gaan, van een conflict op het werk tot financiële problemen of een lastige gezinssituatie. Daarnaast hebben we een interne pool van gecertificeerde coaches. Dat zijn werknemers die uit eigen beweging een opleiding tot coach hebben gevolgd. Voordeel is dat deze coaches weten hoe de organisatie in elkaar zit.’

Own your future

Naast de modules voor managers en coaching biedt Shell werknemers verschillende andere tools, waarmee werknemers aan hun eigen welzijn en ontwikkeling kunnen werken. Zo geeft Shell werknemers via de portal Own your future toegang tot hulpmiddelen om bijvoorbeeld de eigen financiële situatie te checken, maar ook om te werken aan de eigen carrière en ontwikkeling.

Recent (pre-corona) was er bij Shell in Rijswijk de ‘Care Week’, een week waarin alles in het teken staat van de mentale en fysieke gezondheid. Er wordt dan samen gesport, er worden EHBO-cursussen gegeven, en het restaurant besteedt extra aandacht aan het belang van gezond eten. Tijdens de week vertellen de coaches van Resilians en de interne coach pool wat zij doen en hoe je gebruik kunt maken van hun diensten.

Meten van well-being activiteiten

De resultaten van alle activiteiten ter bevordering van ‘employee well-being’ worden op verschillende manieren gemeten. Zoals bij veel bedrijven wordt gekeken naar het ziekteverzuimpercentage en is er jaarlijks een engagement onderzoek onder werknemers. Daarnaast hebben de Employee Relations advisors verschillende (stretched) targets. ‘Ik word onder meer beoordeeld op de kwaliteit van de HR-cases die ik aflever. Het is de bedoeling om UWV-sancties en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk te voorkomen. Daarnaast wordt onze support beoordeeld door de lijnmanagers. Als advisor onderzoek ik ook overtredingen van de gedragscode. De rapporten die ik daarvoor schrijf worden ook op kwaliteit beoordeeld. Zo worden de resultaten van de advisors op verschillende manieren gemeten.’

Kim is er trots op dat Shell een breed scala aan well-being activiteiten en resources aanbiedt, iedere werknemer is ten slotte anders, en heeft andere behoeften en zorgen.

BIO: Na een studie arbeids- en organisatiepsychologie aan de Universiteit van Amsterdam werkte Kim Duffhuis 13 jaar in generalistische HR-functies op verschillende locaties bij Shell in Nederland. Sinds 2018 is Kim Employee Relations advisor bij Shell in Rijswijk. Zij is gespecialiseerd in vraagstukken op het gebied van employee well-being en mentale gezondheid van werknemers.